Презентация на тему: Защита и обработка конфиденциальных документов

Защита и обработка конфиденциальных документов
Вопросы:
Вопрос №1: «Экспертиза ценности конфиденциальных документов»
Защита и обработка конфиденциальных документов
Защита и обработка конфиденциальных документов
Защита и обработка конфиденциальных документов
Защита и обработка конфиденциальных документов
Экспертиза ценности документов проводится:
Защита и обработка конфиденциальных документов
Защита и обработка конфиденциальных документов
Критерии оценки документов
При определении или уточнении сроков хранения документов руководствуются
Защита и обработка конфиденциальных документов
Вопрос №2: «Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения»
Защита и обработка конфиденциальных документов
Защита и обработка конфиденциальных документов
Опись дел и документов постоянного срока хранения
Защита и обработка конфиденциальных документов
Вопрос №3: «Подготовка к уничтожению и уничтожение конфиденциальных дел и документов»
АКТ 00.00.0000 № __________________________ (место составления) о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов
Защита и обработка конфиденциальных документов
Потенциальные угрозы в процессе уничтожения конфиденциальных документов
Условия уничтожения документов
Условия уничтожения конфиденциальных документов
Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации
С составлением акта уничтожаются
Процедура уничтожения документов с составлением акта предусматривает:
Правила уничтожения различных носителей информации
Средства уничтожения документов
Средства экстренного уничтожения информации
Без составления акта уничтожаются:
1/31
Средняя оценка: 4.2/5 (всего оценок: 93)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (487 Кб)
1

Первый слайд презентации: Защита и обработка конфиденциальных документов

Лекция № 10: «Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения»

Изображение слайда
2

Слайд 2: Вопросы:

Экспертиза ценности конфиденциальных документов. Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения. Подготовка к уничтожению и уничтожение конфиденциальных дел и документов.

Изображение слайда
3

Слайд 3: Вопрос №1: «Экспертиза ценности конфиденциальных документов»

Архивный фонд РФ — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.

Изображение слайда
4

Слайд 4

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти - Федеральным архивным агентством (Росархивом)

Изображение слайда
5

Слайд 5

Изображение слайда
6

Слайд 6

Утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Экспертиза ценности документов осуществляется совместно с собственником или владельцем архивных документов. Документы, составляющие КТ государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников.

Изображение слайда
7

Слайд 7

Документы передаются в государственные архивы только после снятия с них грифа конфиденциальности. Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства.

Изображение слайда
8

Слайд 8: Экспертиза ценности документов проводится:

С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения. Постоянно действующей экспертной комиссией (ПДЭК). Ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет.

Изображение слайда
9

Слайд 9

всех конфиденциальныех дел и документов выделенного хранения за соответствующий период времени. членами ПДЭК, имеющими доступ к этому делу (документу). всех документов на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается!

Изображение слайда
10

Слайд 10

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов; оформляется ДОГОВОРОМ между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.

Изображение слайда
11

Слайд 11: Критерии оценки документов

происхождение документа (место и время издания); содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа); внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Изображение слайда
12

Слайд 12: При определении или уточнении сроков хранения документов руководствуются

«Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; Методическими рекомендациями: «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)».

Изображение слайда
13

Слайд 13

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальности, какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

Изображение слайда
14

Слайд 14: Вопрос №2: «Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения»

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе выполняется:

Изображение слайда
15

Слайд 15

изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей; изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению; зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию ;

Изображение слайда
16

Слайд 16

изъятие из дел документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей; передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в номенклатуре дел или в журнале учета документов выделенного хранения; корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре; проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.

Изображение слайда
17

Слайд 17: Опись дел и документов постоянного срока хранения

Наименование предприятия ФОНД № ОПИСЬ № № ______________________________ (место составления) конфиденциальных дел и документов выделенного хранения за _____год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя предприятия ________________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата) Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности Заголовок дела или документа Крайние даты документов дела Количество листов Примечание 1 2 5 4 5 6

Изображение слайда
18

Слайд 18

На дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Опись дополнительно утверждается протоколом комиссии Росархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в Росархив, опись составляется: в двух экземплярах - для передачи в архив предприятия в одном экземпляре - если не передаются. В подразделении КД остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив.

Изображение слайда
19

Слайд 19: Вопрос №3: «Подготовка к уничтожению и уничтожение конфиденциальных дел и документов»

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется Акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. При наличии грифа акт регистрируется в журнале учета изданных документов.

Изображение слайда
20

Слайд 20: АКТ 00.00.0000 № (место составления) о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов

№ п/п Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности Заголовок дела или документа Год дела или документа Номера экземпляров документа Количество листов в деле или в экземпляре документа Срок хранения и номера статей по перечню ППримечание 2 3 4 5 6 7 8 Пример заполнения 1 03-ИСК Переписка о поставке сырья 1996 - 142 3 г., ст. 48

Изображение слайда
21

Слайд 21

Всего подлежит уничтожению ____________ дел и документов (прописью) ___________________________ (подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт) Одобрено Протокол ПДЭК от _____№ ________ Председатель ПДЭК _________________________ (подпись, инициалы» фамилия, дата) Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах _______________________________. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата) Дела и документы полностью уничтожены путем ________________ _______________________________. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата) Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях документов дел произведены. _______________________________. (подписи, инициалы, фамилии, дата)

Изображение слайда
22

Слайд 22: Потенциальные угрозы в процессе уничтожения конфиденциальных документов

подмена документов, предназначенных для уничтожения, или изъятие из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т. п.); ошибочное или умышленное выделение для уничтожения или фиктивное уничтожение ценных документов и дел; неполное уничтожение документов, дел и носителей, позволяющее восстановить их текст; утрата (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.

Изображение слайда
23

Слайд 23: Условия уничтожения документов

коллегиальность принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения; документирование подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел; внесение комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.

Изображение слайда
24

Слайд 24: Условия уничтожения конфиденциальных документов

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период. Подписание акта и внесение отметок об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускаются!

Изображение слайда
25

Слайд 25: Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации

подготовка документов, дел и носителей информации к уничтожению; оформление акта на уничтожение; уничтожение документов по акту; уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

Изображение слайда
26

Слайд 26: С составлением акта уничтожаются

дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

Изображение слайда
27

Слайд 27: Процедура уничтожения документов с составлением акта предусматривает:

проверку комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте; физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации (сжигание, дробление и т. п.); внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии.

Изображение слайда
28

Слайд 28: Правила уничтожения различных носителей информации

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения их в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления. Электронные документы уничтожаются путем многократного перезаписывания информации или разрушением носителя

Изображение слайда
29

Слайд 29: Средства уничтожения документов

Изображение слайда
30

Слайд 30: Средства экстренного уничтожения информации

Изображение слайда
31

Последний слайд презентации: Защита и обработка конфиденциальных документов: Без составления акта уничтожаются:

испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Изображение слайда