Презентация на тему: Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве

Реклама. Продолжение ниже
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Учет документов в архиве организации
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве
1/35
Средняя оценка: 4.7/5 (всего оценок: 45)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (79 Кб)
Реклама. Продолжение ниже
1

Первый слайд презентации: Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве

Е.В. Овчинникова

Изображение слайда
1/1
2

Слайд 2

Обеспечение сохранности документов в архиве - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) поврежденных документов.

Изображение слайда
1/1
3

Слайд 3

К помещениям основного назначения архива относятся: хранилища для хранения документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними; помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем); рабочие комнаты сотрудников архива. Допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Изображение слайда
1/1
4

Слайд 4

Для архивов организаций должны предусматриваться специальные помещения. Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях, должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Изображение слайда
1/1
5

Слайд 5

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники, распределительные электрощиты и предохранители располагают вне помещений хранилищ. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием огнестойких, негорючих, неагрессивных, непылящихся материалов, в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Основным противопожарным оборудованием архива являются углекислотные огнетушители Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.

Изображение слайда
1/1
6

Слайд 6

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов, с соблюдением следующих режимов: 1. Световой режим 2. Температурно-влажностный режим. 3. Санитарно-гигиенический режим. 4. Охранный режим.

Изображение слайда
1/1
7

Слайд 7

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

Изображение слайда
1/1
Реклама. Продолжение ниже
8

Слайд 8

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи

Изображение слайда
1/1
9

Слайд 9

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок и т.п.) в соответствии с видами, форматом и др. особенностями документов Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, а временного хранения – в связках; Фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

Изображение слайда
1/1
10

Слайд 10

Электронные документы (ЭД) могут храниться в архиве или специализированном подразделении. Условия архивного хранения ЭД: наличие программно-аппаратных средств для хранения, копирования, воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы и др.; обеспечение доступа к информации и ее защиты от несанкционированного доступа; Обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение, искажение информации; Поддержание технических режимов хранения носителей ЭД в соответствии с требованиями правил и стандартов

Изображение слайда
1/1
11

Слайд 11

Порядок расположения документов в архиве выделяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Составляются постеллажные, а при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в помещении. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов

Изображение слайда
1/1
12

Слайд 12: Учет документов в архиве организации

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Изображение слайда
1/1
13

Слайд 13

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,

Изображение слайда
1/1
14

Слайд 14

Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Изображение слайда
1/1
Реклама. Продолжение ниже
15

Слайд 15

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Изображение слайда
1/1
16

Слайд 16

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Изображение слайда
1/1
17

Слайд 17

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения. электронные и аудиовизуальные документы учитываются также по единицам учета.

Изображение слайда
1/1
18

Слайд 18

Единица хранения - физически обособленные архивный документ или архивные документы; Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - отдельный архивный документ или совокупность документов, заключенный(е) в обособленную обложку, папку; единица хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов; единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Изображение слайда
1/1
19

Слайд 19

Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, не прошедшие научного описания, учитываются по документам и листам. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Изображение слайда
1/1
20

Слайд 20

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Изображение слайда
1/1
21

Слайд 21

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета (для электронных и аудиовизуальных документов). Номер архивного фонда присваивается государственным (муниципальным) архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Изображение слайда
1/1
22

Слайд 22

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных (БД) архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Изображение слайда
1/1
23

Слайд 23

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

Изображение слайда
1/1
24

Слайд 24

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных (БД), отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Изображение слайда
1/1
25

Слайд 25

Документы в архиве организации учитываются по основным и вспомогательным учетным документам.

Изображение слайда
1/1
26

Слайд 26

Основными учетными документами в архиве организации являются: 1. книга учета поступления и выбытия документов; 2. список фондов; 3. лист фонда; 4. опись дел; 5. реестр описей; 6. паспорт архива; 7. опись особо ценных дел; 8. книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; 9. опись страхового фонда; 10. дело фонда; 11. лист-заверитель дела.

Изображение слайда
1/1
27

Слайд 27

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел; книги учета дел по личному составу; паспорта фондов; внутренние описи дел. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

Изображение слайда
1/1
28

Слайд 28

В целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке, не реже 1 раза в 5 лет проводится проверка наличия и состояния документов.

Изображение слайда
1/1
29

Слайд 29

Проверка наличия проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (архивного шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки и других актах.

Изображение слайда
1/1
30

Слайд 30

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

Изображение слайда
1/1
31

Слайд 31

На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии.

Изображение слайда
1/1
32

Слайд 32

Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования, предназначенный для пользователей архива организации.

Изображение слайда
1/1
33

Слайд 33

Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам Правил. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД (или в учетную карточку ЭД). ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт). Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива. За единицу учета ЭД принимается единица хранения (ее часть) или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация. За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с записанной на нем информацией и с сопроводительной документацией.

Изображение слайда
1/1
34

Слайд 34

Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.

Изображение слайда
1/1
35

Последний слайд презентации: Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архиве

Учетные базы данных (БД) в архиве организации обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве тех или иных документов фонда (фондов). Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с показателями основных учетных документов архива организации. Учетные БД архива организации должны быть совместимы с учетными БД соответствующего государственного (муниципального архива) источником комплектования которого она является.

Изображение слайда
1/1
Реклама. Продолжение ниже