Презентация на тему: Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных

Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных
1/18
Средняя оценка: 4.0/5 (всего оценок: 33)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (541 Кб)
1

Первый слайд презентации

Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных по КД. Порядок учёта КД. Учет изданных распорядительных КД. Учёт поступивших КД. Учёт конфиденциальных документов выделенного хранения.

Изображение слайда
2

Слайд 2

1. Справочно-информационный банк данных (СИБД) по конфиденциальным документам Справочно-информационный банк данных ( учетный аппарат) предназначен для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, актуализации массивов информации — внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения или использования документов, обеспечения контроля за исполнением документов и проверки их наличия. Банк данных по документам должен отвечать следующим требованиям : содержать полные и достоверные данные о всех КД; иметь единообразную схему построения ; наименования граф в учетных формах должны быть правильно сформулированы и однозначно пониматься сотрудниками; отличаться минимальной трудоемкостью при формировании и ведении ; обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой; вестись по месту хранения документов.

Изображение слайда
3

Слайд 3

Задачи справочно-информационного банка данных решаются двумя обязательными технологическими элементами: а ) формированием банка, б ) ведением (актуализацией) банка. СИБД Т радиционный Автоматизированный

Изображение слайда
4

Слайд 4

Традиционный справочно-информационный банк данных по КД при любом виде учета обычно включает в себя: журналы учета документов; учетную картотеку на неисполненные документы ; справочную картотеку на исполненные документы; кодификационную картотеку по распорядительным документам; контрольную картотеку; передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки. Автоматизированный справочно-информационный банк данных должен иметь следующие основные электронные учетные массивы: инвентарную опись традиционных, электронных и иных КД фирмы с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы); массивы электронных учетных карточек документов по видам учета ; массив электронных карточек учета выдачи документов; описи рабочего и архивного массивов электронных КД по каждому компьютеру; массив учетных карточек (описей) эл. носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе; описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей (по фамилиям); описи предварительного массива КД компьютера службы КД.

Изображение слайда
5

Слайд 5

2. Порядок учёта конфиденциальных документов Многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом лежит в основе процесса защиты КД от любого вида угроз по каналам НСД и техническим каналам. Целью учета КД являются обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности Задачи учёта КД: контроль за доступом к КД персонала; проверка реального наличия документов; аналитическая работа по осведомленности персонала с содержанием документов. Основным способом защиты информации от различных угроз являются строгая регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками службы КД и персоналом утвержденных руководством фирмы требований и правил.

Изображение слайда
6

Слайд 6

В процессе учета КД должны быть зафиксированы следующие факты: поступление пакета с документами; регистрация исходных сведений о документе и включения его в СИБД; переноса информации с бумажного документа на эл. носитель, включение документа в ЭБД и помещение бумажного документа в соответствующее дело; перемещение документа в процессе его рассмотрения, исполнение и возвращение в ПКД; местонахождение документа в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении; регистрация исходных сведений о подготовленном документе; начало и окончание составления, изготовления и издания документа; дальнейшая работа над изданным документом или отправление его адресату; оформление специально подготовленных носителей для составления КД; перевод документа с одного вида учета на другой и идентификации учетных номеров; обеспечение поисковой, справочной и контрольной работы по КД; р егулярная проверка комплектности документа при выполнении каждой процедуры с целью предупреждения утраты; регистрация в машинном журнале всех действий, которые выполняются с электронными документами в базе данных; регистрация регулярных контрольных операций второго работника ПКД по проверке правильности выполнения работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.

Изображение слайда
7

Слайд 7

При любом виде учета КД выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование СИБД по документам; ведение (актуализация) СИБД; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм. В предпринимательских структурах целесообразны следующие виды учета КД и дел: учет пакетов (конвертов), содержащих КД; учет входящих документов; учет исходящих и внутренних документов; инвентарный учет документов; номенклатурный учет дел.

Изображение слайда
8

Слайд 8

Состав сведений, включаемых в учетную форму (журнал или карточку) для регистрации КД, подразделяется на два блока: а) фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое содержание, количество листов, наличие и количество листов приложений и др.); б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа (резолюция руководителя, даты передачи документа, росписи за документ, различные отметки и др.).

Изображение слайда
9

Слайд 9

документы, не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие подшивке в дела (сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические доку- менты, фотографии, рисунки) в том числе являющиеся приложениями к основным документам или сопроводительным письмам; документы, изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом (особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и др.); технические носители информации; бумажные носители информации особо ценных документов; журналы учета документов и учетные картотеки. Значительное место в обработке КД занимает инвентарный учет. На инвентарный учет берутся следующие КД:

Изображение слайда
10

Слайд 10

Автоматизированный учет КД включает в себя следующие процедуры: подготовка документов к вводу в ЭВМ; ввод исходных сведений о документах в автоматизированный банк данных; ввод в предварительный массив автоматизированного банка данных электронных документов; распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учетных сведений о документе, при необходимости — распечатка на бумажном носителе копий электронных документов; ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия; перенос электронных документов из предварительного массива в основной рабочий массив (после выполнения учетных операций); обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к эл. носителю о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера; подшивка бумажного документа и бумажной копии электронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел ПКД.

Изображение слайда
11

Слайд 11

3. Учет изданных конфиденциальных документов Журнал учета изданных КД Порядковый номер и гриф конфиденциаль-ности Дата Учетный номер Заголовок Количество экземпляров Количество листов в экземпляре Отметка о местонахожде - нии 1 2 3 4 5 6 7

Изображение слайда
12

Слайд 12

4. Учет поступивших конфиденциальных документов Комплекс технологических процедур передачи КД между предприятиями включает в себя: прием пакетов, учет пакетов, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и КД, закрытие журнала учета пакетов.

Изображение слайда
13

Слайд 13

При выполнении указанного комплекса процедур осуществляются: контроль сохранности, целостности и комплектности документов; документированное удостоверение факта получения пакета с КД от службы доставки; формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения; учет документов, присланных во временное пользование; исключение возможности ознакомления работников ПКД с документами, составляющими особую ценность или имеющими пометку «Лично»; предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов; контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию; установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале); обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.

Изображение слайда
14

Слайд 14

Журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов Журнал предназначен для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов Дата поступления пакетов Откуда поступили Количество пакетов Подпись лица, доставившего пакеты Порядковые номера пакетов Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов Входящие номера, присвоенные документам Учетные номера возвращённых и взятых на учёт выделенного хранения документов Отметка о возврате ошибочно присланных документов 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Изображение слайда
15

Слайд 15

убедиться, что содержимое пакета не просматривается; проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номе- ров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности; расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа ПКД. При получении пакетов сотрудник ПКД должен: проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия — отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

Изображение слайда
16

Слайд 16

Алгоритм действий при получении пакетов документов Прием пакетов и первичный осмотр Выявление нарушений оформления (повреждений) пакетов Заполнение журнала учета поступивших пакетов Вскрытие пакетов и осмотр документов Заполнение журнала учета поступивших КД Журнал учета поступивших КД Учетный № и гриф конфиденциальности документа Дата поступления Вид и заголовок документа Откуда поступил Номер и дата издания документа Количество листов Кому выдан Кол-во листов Подпись за получение и дата Подпись за возврат и дата Индекс (номер) дела, номера листов дела Номер по учету документов выделенного хранения количества листов Примечание Основного документа Приложений 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов КД независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.

Изображение слайда
17

Слайд 17

Карточка учета входящего документа включает следующие зоны: зона исходных сведений о документе (входящий номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; исходящий номер документа и дата; количество листов основного документа и приложений; откуда по- ступил; вид документа и его краткое содержание); зона сведений о месте хранения документа (индекс дела, номера листов дела, росписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа); зона сведений о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основ; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке закрытия всех позиций карточки); зона сведений об отправке документа (куда направлен документ; количество листов основного документа и приложений; наименование и номер сопроводительного документа и его дата; росписи о проверке правильности отметок об отправке; отметка о возврате).

Изображение слайда
18

Последний слайд презентации: Лекция. Учёт конфиденциальных документов Справочно-информационный банк данных

5. Учёт конфиденциальных документов выделенного хранения Журнал учета КД Учетный номер и гриф конфиденциальности документа Дата регистрации Вид и заголовок документа Откуда поступил или каким подразделением разработан С каких учётных номеров переведён Номера экземпляров Количество экземпляров Отправление Отметка Уничтожение Передача на архивное хранение Куда отправлен Номера экземпляров Наименование, номера документов Номера экземпляров Номер и дата акта об уничтожении Номер экземпляра Архивный 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Алгоритм действий при получении пакетов документов: Регистрация Взятие на учет Брошюрование Индексация и нумерация

Изображение слайда