Презентация на тему: Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный

Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный
1/26
Средняя оценка: 4.8/5 (всего оценок: 3)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (608 Кб)
1

Первый слайд презентации

Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный учебно-научный центр Сухопутных войск «Общевойсковая академия Вооруженных Сил Российской Федерации»

Изображение слайда
2

Слайд 2

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ: Организация и проведение информационных и рабочих совещаний. Технология подготовки и ведения переговоров. Литература: Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник. – М., 2008. Мескон М.. Альберт М.. Хедоури Ф. Основы менеджмента. Пер. с англ. М., Дело, 2008. Семенова И.И. История менеджмента. М., ЮНИТИ, 2007.

Изображение слайда
3

Слайд 3

Необходимым (без межличностных контактов осуществление совместной деятельности невозможно); Желательным (определенные межличностные контакты способствуют более успешному осуществлению задуманных планов); Нейтральным ( межличностные контакты не способствуют, но и не мешают решению поставленных задач); Нежелательным (общение между определенными лицами затрудняет достижение поставленной цели). Деловое общение может быть: В зависимости от различных признаков деловое общение можно разделить на следующие виды: Контактное — дистантное (по положению коммуникантов в пространстве и времени); Непосредственное — опосредованное (по наличию или отсутствию какого-либо опосредующего «аппарата»); Устное — письменное (с точки зрения формы существования языка)

Изображение слайда
4

Слайд 4

1 УЧЕБНЫЙ ВОПРОС Организация и проведение информационных и рабочих совещаний

Изображение слайда
5

Слайд 5

Типы совещаний: По характеру проведения совещания делятся на следующие типы: диктаторские — главную роль играет руководитель; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственного мнения; дискуссий нет; автократические — разновидность диктаторских совещаний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются; сегрегативные (от лат. segregatio — отделение) — в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишенные возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому было предоставлено слово; дискуссионные — происходит свободный обмен мнениями, выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учетом высказанных мнений и предложений; свободные — проводятся без четко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно. Совещания - форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Изображение слайда
6

Слайд 6

В зависимости от управленческих функций различают совещания: по планированию (обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности организации); по мотивации труда (рассматриваются проблемы качества деятельности сотрудников, вопросы удовлетворенности персонала, моральное и материальное стимулирование, вопросы дисциплины); по внутриструктурной координации организации (обсуждаются вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, вопросы ответственности); по контролю за деятельностью работников (обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов заданий, вопросы коррекции планов и задач в соответствии со сложившимися обстоятельствами) Типы совещаний.

Изображение слайда
7

Слайд 7

В зависимости от целей и задач: Проблемное совещание проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад (может быть и содоклад), задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием. Инструктивное совещание созывается с целью доведения до подчиненных распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа, разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители. Оперативное (диспетчерское) позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что требуется для их разрешения. Типы совещаний.

Изображение слайда
8

Слайд 8

На первой стадии собранных участников совещания просят не разговаривать друг с другом. Отсюда термин «номинальная группа», вербальное взаимодействие между ее членами не разрешено. Каждого присутствующего просят написать на листе бумаги основные, с его точки зрения, причины рассматриваемой проблемы. На второй стадии руководитель просит каждого по очереди прочесть вслух одну из записанных им причин. Во время чтения ведущий делает записи на доске. Затем руководитель предлагает участникам привести вторую причину и т.д., пока не будут опрошены все члены группы. Каждая предлагаемая причина заносится в список руководителя только один раз. На заключительной стадии все внимательно изучают перечень руководителя и ранжируют причины проблемы. Когда их много, закрытым ранжированием выбирают пять самых веских. Итоги ранжирования собирают и обобщают. Методика номинальной группы.

Изображение слайда
9

Слайд 9

Руководитель группы ставит проблему. Помощники записывают предлагаемые решения сразу, как только их высказывают члены группы. Главная задача — получить как можно больше оригинальных решений. Никому не разрешено объяснять или критиковать высказанные предложения. Активное высказывание предложений продолжается до тех пор, пока они не иссякнут. Только когда творческий потенциал участников истощится, разрешается оценивать высказанные предложения. Основные правила мозгового штурма: свободное высказывание идей независимо от их качества. Акцент на количество предложений; критиковать идеи нельзя до тех пор, пока все не выскажутся; критика должна быть направлена на идею, а не на автора; поощряется усовершенствование и комбинирование ранее высказанных предложений. Мозговой штурм.

Изображение слайда
10

Слайд 10

Объявив вопрос, руководитель предлагает прокомментировать его одному из участников группы. Затем просит сделать то же самое его соседа справа (или слева) и далее по кругу, пока не выскажется каждый. Основной принцип — никто не получает слово во второй раз, пока все не выступят. Как и процедура номинальной группы, эта методика позволяет избежать давления участников с сильным характером. Методика ответов по кругу.

Изображение слайда
11

Слайд 11

Спорщик. Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе опровергать его утверждения. Позитивист. Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию. Всезнайка. Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям. Словоохотливый. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте. Застенчивый. Ставить несложные вопросы, укрепить уверенность в своих силах. Негативист. Признать, оценить его знания и опыт. Не проявляющий интереса. Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов. «Крупная шишка». Избегать прямой критики, применять тактику «да, но...». Расспрашивающий. Адресовать его вопросы группе. Типы участников обсуждения.

Изображение слайда
12

Слайд 12

Основные элементы композиции разговора по телефону: Взаимные представления (20±5 секунд). Введение собеседника в курс дела (40±5 секунд). Обсуждение ситуации (100±15 секунд). (Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов, требующих короткого и конкретного ответа.) Заключительное слово (20±5 секунд). Телефонный разговор Основные требования, предъявляемые к разговору по телефону: лаконичность; логичность; отсутствие повторов и длинных нот; дружелюбный тон; четкое произношение слов, особенно фамилий и чисел; средний темп речи; обычная громкость голоса.

Изображение слайда
13

Слайд 13

Инициатор телефонного разговора — ваш собеседник Когда у вас раздается телефонный звонок, то трубку рекомендуется снимать до начала четвертого звонка, т.е. после первого, второго или третьего звонка. Это дает возможность закончить дело, которым вы занимаетесь (дописать слово или предложение, закончить произнесение фразы, извиниться перед посетителем и т.п.). Не следует совсем игнорировать телефонные звонки, так как это может привести к их накапливанию и впоследствии усложнит работу. Да и невозможно заранее предсказать, информацию какой степени важности содержит тот или иной звонок. Отвечая на телефонный звонок, нужно поздороваться (Доброе утро, Добрый день, Здравствуйте) и обязательно представиться — назвать свое учреждение, а по внутреннему телефону структурное подразделение, а также свою фамилию. Это правило считается одним из важнейших требований служебного этикета. Если во время звонка вы заняты разговором по другому телефону, то следует прервать разговор, извиниться перед собеседником, снять трубку, сообщить, что вы заняты, и попросить абонента подождать или перезвонить позже. Правила ведения телефонного разговора в зависимости от ситуации телефонного диалога — вам звонят, вы звоните.

Изображение слайда
14

Слайд 14

Инициатор телефонного разговора — ваш собеседник Если телефон звонит во время беседы с посетителем, то нужно извиниться перед ним, прервать разговор, снять трубку, представиться, сообщить, что у вас посетитель, и договориться о переносе разговора на другое время. Тем самым вы выразите свое уважение к пришедшему к вам человеку. Если для подготовки ответа вам надо на некоторое время отойти от телефона, следует обязательно справиться у собеседника, сможет ли он подождать или нет. Заканчивает разговор тот, кто звонил, — таково требование этикета. Поэтому завершая разговор, надо дождаться, когда собеседник попрощается с вами и вы услышите гудки отбоя. Если по какой-то причине разговор прервался, перезванивает тот, кто звонил первым. На ошибочный звонок следует вежливо сказать: «Вы ошиблись номером» и положить трубку. Если коллега, которого спрашивают по телефону, отсутствует, следует узнать, что ему передать и оставить записку на его столе. Правила ведения телефонного разговора в зависимости от ситуации телефонного диалога — вам звонят, вы звоните.

Изображение слайда
15

Слайд 15

Инициатор телефонного разговора — вы Тщательно подготовьтесь к деловому телефонному разговору: подумайте, какова цель вашего звонка, что вы намерены сказать: соберите необходимые документы, материалы; уточните факты, даты, имена, фамилии, адреса, номера телефонов, которые могут понадобиться; составьте перечень вопросов, которые следует выяснить; запишите основные положения предстоящего разговора, чтобы не упустить важные моменты в процессе диалога. Определите оптимальное время для вашего телефонного звонка. Оно должно быть удобным для собеседника и приемлемым для вас. Надо подумать и о том, когда проще дозвониться к абоненту. Считается, что лучшее время для деловых звонков — начало рабочего дня организации, учреждения, т.е. с 9 до 10 часов. Добившись соединения по телефону с нужным абонентом, поздоровайтесь и представьтесь (назовите свое имя и фамилию, должность, место работы), выясните наличие или отсутствие вашего адресата. Если трубку снял секретарь, поздоровайтесь, представьтесь, кратко изложите причину вашего звонка. Если вы ошибочно «не туда попали», извинитесь, а не вешайте молча трубку. Правила ведения телефонного разговора в зависимости от ситуации телефонного диалога — вам звонят, вы звоните.

Изображение слайда
16

Слайд 16

Инициатор телефонного разговора — вы Если предстоит долгий разговор, спросите собеседника, располагает ли он достаточным временем, и, если нет, перенесите разговор на другой день и час, который устраивает обе стороны. Делая повторный звонок по какому-либо вопросу, обязательно назовите себя и напомните содержание предыдущего разговора. Когда у абонента телефон непрерывно занят и до него не удается дозвониться сразу, а вопрос, который надо обсудить и решить, не терпит отлагательства, то рекомендуется использовать самый простой способ — набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз. Считается неэтичным звонить на квартиру после 22 часов вечера и до 9 часов утра. Если чрезвычайные обстоятельства вынуждают вас сделать это, обязательно попросите извинения и назовите веские причины вашего звонка. Не принято звонить домой незнакомым людям. В случае необходимости такого звонка, следует объяснить, откуда у вас их номер телефона, по чьей рекомендации вы обращаетесь. Правила ведения телефонного разговора в зависимости от ситуации телефонного диалога — вам звонят, вы звоните.

Изображение слайда
17

Слайд 17

2 УЧЕБНЫЙ ВОПРОС Технология подготовки и ведения переговоров.

Изображение слайда
18

Слайд 18

Переговоры — это обсуждение с целью заключения согласия между кем-либо по какому-либо вопросу. В зависимости от сферы деятельности, в которой ведутся переговоры, они могут быть дипломатическими, политическими, экономическими, военными, производственно-техническими, торговыми, административными. Переговоры различаются по цели, которую ставят перед собой их участники, при этом выделяют следующие виды переговоров: о заключении соглашения, договора; о продлении действующих договоренностей; о координации совместных действий; об изменениях в договоре, перераспределение взаимных обязательств; о выполнении соглашений; о нормализации отношений, снятии конфликтных моментов. Классифицируют переговоры и по характеру взаимоотношений между сторонами. По данному признаку выделяются три вида переговоров с условными названиями: партнерские (участники переговоров — партнеры, работают в условиях сотрудничества), конкурентные (участники переговоров — конкуренты, соперники, борются за получение больших выгод, преимуществ), конфронтационные (участники переговоров находятся в конфликтных отношениях). Переговоры

Изображение слайда
19

Слайд 19

Переговоры Достоинства переговоров, когда они ведутся одним участником: предотвращение направления вопросов от противной стороны на наиболее слабого члена команды или создание разногласий внутри членов команды; полная ответственность ложится на плечи одного че­ловека; предотвращается ослабление заявленных позиций из-за разногласия мнений между членами команды; обеспечивается возможность принятия решений на месте, решений о том, делать какие-либо уступки или, на­оборот, добиваться каких-либо уступок от оппонента. В большинстве случаев переговоры ведутся командой, которая добивается положительных результатов благодаря тому, что: в команде используются люди различных специальностей, они могут скорректировать неправильное восприятие фактов; появляется возможность взвешивания и согласования мнений; можно выставить другой стороне более широкую оппозицию.

Изображение слайда
20

Слайд 20

Место проведения переговоров. Если встреча проводится на вашей территории, у вас будут следующие преимущества: вам предоставляется возможность получить одобрение у своего руководства по вопросам, которые вы ранее не предвидели; это не дает возможности противной стороне преждевременно завершить переговоры и уйти, что они могли бы сделать, находясь в своем собственном офисе; вы можете заниматься и другими делами и иметь под рукой собственные средства производства; это предоставляет вам психологическое преимущество из-за того, что противная сторона пришла к вам; это экономит время и деньги на поездку. Проведение переговоров на территории оппонента так­же имеет свои выгоды: можно посвятить все время именно переговорам, без отвлечений и прерываний, которые могут возникнуть в вашем офисе; можно «придерживать» информацию, заявляя, что в данный момент она у вас отсутствует; у вас будет возможность зайти к кому-нибудь из руководства противной стороны; бремя подготовки хозяйственных дел будет лежать на оппоненте, и оппонент не будет свободен от других своих обязанностей.

Изображение слайда
21

Слайд 21

Типы совместных решений Компромиссное или «серединное решение». Компромисс — это соглашение на основе взаимных уступок. Компромиссное решение возможно только тогда, когда стороны готовы пойти навстречу друг другу и удовлетворить хотя бы часть взаимных интересов. При этом надо иметь в виду, что требования сторон должны носить законный характер и уступки быть равноценными. Ассиметричное решение, относительный компромисс. Суть асимметричного решения заключается в том, что уступки одной стороны значительно превышают уступки другой, но оппонент вынужден соглашаться с этим, в противном случае он потеряет еще больше. Фактически такие решения закрепляют с помощью переговоров и итогом является частичное поражение какой-либо стороны. Принципиально новое решение, «снятие» основных противоречий. Иногда кажется, что переговоры зашли в тупик. Но какими бы безнадежными они ни казались сначала, всегда можно найти выход из положения, если творчески подойти к делу.

Изображение слайда
22

Слайд 22

Уход. Этот прием связан с закрытием позиции. Например, оппонент просит отложить рассмотрение вопроса, перенести его на другую встречу. Уход может быть прямым (открыто предлагается отложить данный вопрос) или косвенным (ответ звучит неопределенно; вопрос не замечается). Затяжка. Одна из сторон по различным соображениям пытается затянуть переговоры. Представляет серию различных видов «уходов». Выжидание. Участники стараются сначала выслушать мнение оппонента, а затем уже формулируют собственную позицию. Выражение согласия. Оппонент стремится подчеркнуть общность с уже высказанным мнением партнера. Выражение несогласия. Оппонент дистанцируется от высказывания партнера. Салями. Суть приема — медленное приоткрывание собственной позиции с целью затянуть переговоры, получить как можно больше информации от другой стороны. Тактические приемы. Приемы, имеющие широкое применение на всех этапах.

Изображение слайда
23

Слайд 23

Пакетирование. Несколько вопросов предлагаются к рассмотрению в виде «пакета», т.е. обсуждаются не отдельные вопросы, а их комплекс. В «пакете» могут быть увязаны привлекательные и непривлекательные для оппонента предложения. Чаще всего такие «пакеты» используются в рамках торга. «Пакет» может представлять собой и размен уступок оппонентов друг другу при совместном решении проблемы. Выдвижение требований в последнюю минуту. Один из участников выдвигает новые требования в самом конце переговоров, когда все вопросы уже решены. Если другая сторона стремится сохранить достигнутое, то она может согласиться и пойти на уступки. Постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов. Начинать переговоры рекомендуется с более легких вопросов. Прием ориентирован на совместный с партнером анализ проблемы. Разделение проблемы на отдельные составляющие. Прием предполагает отказ от попыток решения проблемы сразу целиком. Тактические приемы. Приемы, относящиеся ко всем этапам, но имеющие свою специфику в применении на каждом из них.

Изображение слайда
24

Слайд 24

Этап уточнения позиций: Завышение требований. В формулировку позиции включаются пункты, которые потом можно безболезненно снять, делая вид, что это является уступкой, и соответственно потребовать аналогичных шагов со стороны оппо­нента. Расстановка ложных акцентов в собственной позиции. Участник переговоров демонстрирует крайнюю заинтересованность в решении какого-либо вопроса, хотя на самом деле он является второстепенным. Затем вопрос снимается, решения принимаются по другому, более важному вопросу. Отмалчивание. Закрытие позиции, создание неопределенности на первом этапе переговоров. Блеф. Использование заведомо ложной информации. Открытие позиций. Оппонент прямо заявляет о своей позиции в выступлении, ответах на вопросы или через уточнение позиции партнера. Тактические приемы, применяемые на отдельных этапах переговоров.

Изображение слайда
25

Слайд 25

Этап обсуждения позиций: Возражение партнеру. Указание на слабые стороны позиции оппонента: недостаточность полномочий; нервозность, возбужденное состояние; противоречивость выска­зываний и требований; отсутствие альтернативных вари­антов и др. Упреждающая аргументация. Задается вопрос, ответ на который обнажит несостоятельность позиции оппонента. Искажение позиции оппонента. Позиция оппонента формулируется с выгодными для себя искажениями. Угрозы и давление на оппонента. Чтобы добиться необходимых уступок от оппонента, используются различные формы давления: предупреждение о неприятных последствиях; указание на возможность прерывания переговоров; указание на возможность блокирования с другими; выдвижение экстремальных требований; предъявление ультиматума. Поиск общей зоны решения. Попытка найти точки соприкосновения в позициях сторон. Тактические приемы, применяемые на отдельных этапах переговоров.

Изображение слайда
26

Последний слайд презентации: Лекция №5 Организация проведения совещаний и переговоров Менеджмент Военный

Этап согласования позиций: Принятие предложений. Согласие с предлагаемыми решениями. Принятие части предложений оппонента. Отклонение предложений оппонента. Внесение явно неприемлемых для партнера предложений. Используется, чтобы после отказа в принятии решения обвинить оппонента в срыве переговоров. Выдвижение требований по возрастающей. Как только противник в чем-то уступил, ему предъявляются новые требования. Вымогательство. Одна из сторон выдвигает требование, нежелательное для противоположной стороны и безразличное для себя. Цель — получить уступку в обмен на то, что это требований будет снято. Ультиматум, или последнее слово. Оппоненты требуют немедленного принятия их решения, в противном случае они уходят с переговоров. Прием рискованный, но иногда оправдан. Возвращение на доработку предложений. Возвращение к дискуссии. Используется, чтобы избежать принятия соглашений или в тех случаях, когда действительно остались какие-то неясные вопросы. Двойное толкование. В результате переговоров выработано соглашение, в формулировку которого одна из сторон «заложила» двойной смысл, оставшийся незамеченным оппонентом. Затем соглашение трактуется в своих интересах, без его нарушения. Тактические приемы, применяемые на отдельных этапах переговоров.

Изображение слайда