Кирилова Ирина Юрьевна начальник управления проектно-аналитической и контрольно-организационной работы департамента внутренней и кадровой политики области 2020 год КАРТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ внесение изменений в методические рекомендации
2 Распоряжение Губернатора Белгородской области от 5 июня 2020 года № 325-р « Об утверждении методических рекомендаций по проведению картирования процессов в органах исполнительной власти и государственных органах власти области»
3 Шаг 1 Шаг 2 Шаг 3 Шаг 4 Шаг 5 Подготовительный этап Построение карты текущего состояния процесса Поиск и анализ проблем П остроение карты идеального состояния процесса П остроение карты целевого состояния процесса Шаг 6 Разработка плана мероприятий
4 К арточка процесса, подписанная руководителем проекта и заказчиком К арта текущего состояния П ирамида проблем Результаты анализа проблем с приложением использованного для анализа метода Карта идеального состояния Карта целевого состояния Диаграмма Ганта Уголок решенных проблем Производственный анализ Стенд бережливого проекта формируется последовательно по мере применения соответствующих инструментов бережливого управления и сохраняется до момента картирования следующего процесса
5 В течение одного календарного года после завершения бережливого проекта на стенде бережливого проекта сохраняются следующие элементы : разработанная и утвержденная в рамках реализации стандартная операционная процедура; производственный анализ, который заполняется кратно периодичности протекания процесса в течение календарного года в качестве апробации и проверки актуальности стандартной операционной процедуры в постпроектной деятельности.
6 копию протокола экспертной комиссии по вопросам проектной деятельности, на которой был защищен бережливый проект; утвержденные паспорт и план управления проектом; результаты анкетирования потребителей; кейс по итогам реализации бережливого проекта; стандартную операционную процедуру процесса; производственный анализ апробации стандартной операционной процедуры процесса; копии разработанных в рамках проекта правовых актов, шаблонов, форм, перечней и иных документов, направленных на оптимизацию процесса. Х ранится в отраслевом проектном офисе не менее двух лет Ф ормируется руководителем бережливого проекта в электроном виде в течение 30 календарных дней с даты защиты итогов реализации проекта на экспертной комиссии. В ключает:
7
8 АНКЕТИРОВАНИЕ ПРОВОДИТСЯ Целями анкетирования являются: определение удовлетворенности потребителей состоянием процесса, выявление проблемных зон в процессе На подготовительном этапе картирования (включается в обоснование) По итогам оптимизации процесса (включается в эффекты)
9 Время всех операций и время ожиданий необходимо указывать: - в единых единицах измерения - в диапазоне от минимального до максимального значения. Потери в виде ожидания, наносятся на карту между операциями с указанием времени ожидания. Время протекания процесса рассчитывается по варианту протекания, включающему максимальное количество операций, и учитывает возвраты и повторное выполнение операций. В верхней части карты указывается ее вид В верхнем правом углу карты указывается дата ее составления
10 МЕТОДЫ ПОИСКА ПЕРВОПРИЧИН ПРОБЛЕМ «5 почему?» «Метод Киплинга» «Диаграмма Исикавы » заключается в изучении причинно-следственных связей, лежащих в основе той или иной проблемы. Основной задачей техники является поиск первопричины возникновения проблемы с помощью повторения вопроса – «Почему?». Каждый последующий вопрос задаётся к ответам на предыдущий вопрос заключается в последовательной постановке вопросов: «Кто?», «Что?», «Когда?», «Где?», «Как?», «Почему?» и подробных ответов на них в рамках поставленной задачи представляет собой график, на основании которого исследуются и определяются ключевые причинно-следственные связи факторов и последствий рассматриваемой проблемы
11 При анализе первопричин по методике «5 почему?» необходимо приводить не менее 5 первопричин для каждой проблемы (вся цепочка последовательных вопросов); Для каждой проблемы необходимо разработать не менее 2 (двух) решений; Необходимо провести оценку вклада каждого варианта решения в достижение цели мероприятий по повышению эффективности
12 Карта идеального состояния процесса – это графическое представление последовательности операций, позволяющее смоделировать идеальное состояние процесса, к которому необходимо стремиться. Характеризуется : минимально возможными: временем протекания и количеством задействованных ресурсов, отсутствием брака
13 При составлении плана мероприятий необходимо детализировать решения, предложенные в рамках анализа проблем. Решения, необходимость которых не обоснована в рамках анализа проблем, в план мероприятий не включаются.
14
15 Рабочие совещания у Диаграммы Ганта проводятся ежедневно : - если в течение дня, на который было запланировано выполнение определенного объема, выполнялись поставленные в рамках выполняемой работы задачи, то день закрашивается зеленым цветом; - если в течение дня, на который было запланировано выполнение определенного объема, не выполнялись поставленные в рамках выполняемой работы задачи, то день закрашивается красным цветом.
16 По мере реализации бережливого проекта/дорожной карты: проблемы из пирамиды проблем необходимо перемещать в уголок решенных проблем в столбец «Проблема »; в столбце «Решение» указать мероприятия, которые были реализованы для их устранения данной проблемы в столбце «Визуализация решения » визуализировать разработанные материалы в столбце «Вклад в цель» указать фактически достигнутую экономия времени по итогам проведения контрольных замеров времени для участка процесса, на котором внедрялись улучшения
17 Проводится по итогам внедрения всех мероприятий по улучшениям и представляет собой итоговые замеры общего времени протекания процесса В колонке «План» указывается время протекания процесса, которое планировалось достичь В колонке «Факт» указывается фактическое время протекания процесса по итогам замера времени. В колонке «Расхождение» указывается разница между плановой и фактически достигнутой длительностью процесса. В колонке «Причина расхождения» указывается причина отклонения от плановых значений: - если фактическая длительность процесса превышает запланированную, необходимо указать причины отклонения и корректирующие действия, которые будут направлены на обеспечение достижения плановых значений; - если фактическая длительность процесса меньше запланированной, необходимо указать, что позволило обеспечить перевыполнение плановых значений.
Slide-Share