Презентация на тему: Электронный документооборот

Реклама. Продолжение ниже
Электронный документооборот
Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)
Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)
Нужна ли СЭД малым предприятиям?
Значения термина «документ» в информационных системах
Атрибуты документов
Реквизиты:
Реквизиты электронного документа:
Основные принципы организации документооборота
Определение понятия электронного документооборота
Классификация СЭД
Классификация функций СЭД и смежных систем
Вспомогательное программное обеспечение:
Общие требования к СЭД
Функциональные требования и основные свойства СЭД
Состав СЭД
А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)
Примеры задач СЭД, являющихся частью бизнес-процессов, уже автоматизированных при помощи других ИС
Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД)
Потоки документов
Построение маршрута документа
Поиск документа
Структура СЭД
Зарубежные производители СЭД
Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/2)
Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами ( 2 /3)
Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3)
Производители отечественных СЭД
Производители отечественных СЭД
Производители отечественных СЭД
План внедрения СЭД (1/2)
План внедрения СЭД (2/2)
Проблемы внедрения СЭД
Основные тенденции развития систем электронного документооборота
Стандарты СЭД (1/3)
Стандарты СЭД (2/3)
Стандарты СЭД (3/3)
« 1 С:Документооборот 8»
Что такое «1С:Документооборот 8»
Что такое «1С:Документооборот 8»
Решаемые задачи
Архитектура
1/42
Средняя оценка: 4.1/5 (всего оценок: 90)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (1180 Кб)
Реклама. Продолжение ниже
1

Первый слайд презентации: Электронный документооборот

1 Электронный документооборот

Изображение слайда
1/1
2

Слайд 2: Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)

«документированная информация (документ)  – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»

Изображение слайда
1/1
3

Слайд 3: Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)

« информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы» «информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)»

Изображение слайда
1/1
4

Слайд 4: Нужна ли СЭД малым предприятиям?

Размер предприятия Стоимость обработки на единицу документа Количество документов С СЭД Без СЭД

Изображение слайда
1/1
5

Слайд 5: Значения термина «документ» в информационных системах

бумажный документ и набор его свойств электронный образ документа электронный документ записи баз данных, а также отчёты из записей различных баз данных

Изображение слайда
1/1
6

Слайд 6: Атрибуты документов

Установленная форма Носитель Реквизиты:

Изображение слайда
1/1
7

Слайд 7: Реквизиты:

Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные

Изображение слайда
1/1
Реклама. Продолжение ниже
8

Слайд 8: Реквизиты электронного документа:

От: Департамента информатизации mart@dot.ru Кому : НИИ «ИНТЕГРАЛ» apr@integral.ru Дата: 21 января 2010 г. 12:24 Тема: Отчет по НИР 21.01.2010 №1-3/169 Руководителю предприятия О.М.Лаврову В соответствии …. ……………… ……………… Генеральный директор Т.Г. Рогозин

Изображение слайда
1/1
9

Слайд 9: Основные принципы организации документооборота

ни у кого не должно существовать локальных архивов только один канал поступления входящих документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях система автоматизации документооборота как ядро системы автоматизации основной деятельности предприятия*

Изображение слайда
1/1
10

Слайд 10: Определение понятия электронного документооборота

Как правило, это целый комплекс средств автоматизации: - создания и модификации электронных документов - автоматизации делопроизводства - электронной почты и организации коллективной работы - архива, деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла (workflow), извлечения знаний (knowledge management) и многое другое

Изображение слайда
1/1
11

Слайд 11: Классификация СЭД

Системы делопроизводства Системы маршрутизации и хранения документов Электронные архивы Системы смешанного типа

Изображение слайда
1/1
12

Слайд 12: Классификация функций СЭД и смежных систем

- регистрационные - реализуют учетные функции - OCR & Production System - средства создания - автоматизация групповой работы (groupware) - управление электронными архивами - извлечения знаний (knowledge management) - управление деловыми процессами обработки документов (workflow) - управление устройствами хранения (storage management system)

Изображение слайда
1/1
13

Слайд 13: Вспомогательное программное обеспечение:

Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов

Изображение слайда
1/1
14

Слайд 14: Общие требования к СЭД

Масштабируемость Распределенность Модульность Открытость (интегрируемость) Простота ввода в действие

Изображение слайда
1/1
Реклама. Продолжение ниже
15

Слайд 15: Функциональные требования и основные свойства СЭД

открытость интегрируемость с прикладным ПО доступ - как иерархический, так и многоссылочный маршрутизация документов - как "свободная", так и "жесткая" разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование, механизмы обеспечения надежности, ЭЦП утилиты просмотра разных форматов аннотирование (функция «красного карандаша») поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)

Изображение слайда
1/1
16

Слайд 16: Состав СЭД

При автоматизации документооборота надо изначально разделить: А) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и Б) внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач

Изображение слайда
1/1
17

Слайд 17: А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)

регистрация корреспонденции согласование и утверждение контроль исполнения документов и поручений автоматизация договорного процесса оформление командировок внутренний информационный портал контроль знаний работников и т.д.

Изображение слайда
1/1
18

Слайд 18: Примеры задач СЭД, являющихся частью бизнес-процессов, уже автоматизированных при помощи других ИС

формирование документов в бюджетном процессе процесс публикаций и наполнения сайта отслеживание обработки накладной за границами складского учета контроль и уведомление в приложении управления контактами документооборот при управлении проектами утверждение платежных документов и т.д.

Изображение слайда
1/1
19

Слайд 19: Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД)

автоматизация делопроизводства архивы ввода и обработка образов документов оптимизация стоимости хранения маршрутизация комплексная автоматизация бизнес-процессов

Изображение слайда
1/1
20

Слайд 20: Потоки документов

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
1/2
21

Слайд 21: Построение маршрута документа

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
1/2
22

Слайд 22: Поиск документа

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
1/2
23

Слайд 23: Структура СЭД

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
1/2
24

Слайд 24: Зарубежные производители СЭД

Microsoft (Microsoft Exchange Server в комплекте с Microsoft Outlook. Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива и Intranet/Extranet портала) IBM/Lotus (платформа Lotus Notes, архив - Domino.doc, Domino.Workflow, groupware ). Documentum. (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов). Humminbird. (Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система) StaffWare. (функции управления бизнес-процессами - WorkFlow системы)

Изображение слайда
1/1
25

Слайд 25: Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/2)

Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Изображение слайда
1/1
26

Слайд 26: Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами ( 2 /3)

Отечественная традиция - регистрация каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа. Предполагается три уровня иерархии: руководители служба делопроизводства исполнители

Изображение слайда
1/1
27

Слайд 27: Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3)

Руководители Исполнители ( структурные подразделения ) Служба делопроизводства

Изображение слайда
1/1
28

Слайд 28: Производители отечественных СЭД

1С:Архив - 1С:Документооборот «Дело» -- "Электронные офисные системы" Ефрат-Документооборот Золушка NauDoc "Гран-Док" - "Гранит-Центр" Saperion LanDocs Effect Office - "Гарант Интернешнл" OPTiMA-WorkFlow - "Оптима" «БОСС-Референт» -- АйТи

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
1/8
29

Слайд 29: Производители отечественных СЭД

"1С:Архив" - 1С "Дело" - "Электронные офисные системы" * "Евфрат-Документооборот" - Cognitive Technologies * "Золушка" - НТЦ ИРМ * * Documentum - EMC * NauDoc - Naumen * "Гран-Док" - "Гранит-Центр" * Saperion - "Электронный архив" * LanDocs - "Ланит" * Directum - Directum * Effect Office - "Гарант Интернешнл" * OPTiMA-WorkFlow - "Оптима"

Изображение слайда
1/1
30

Слайд 30: Производители отечественных СЭД

N Компания Продукт N Компания Продукт 1 1C 1C Документооборот, 1C Архив 12 Интертраст Оффис-Медиа, CompanyMedia 2 Cognitive Technologies Ltd Евфрат-документооборот 13 Интерфейс PayDox 3 Аиси Аиси-интеллект 14 Ланит LanDocs 4 АйТи БОСС-Референт 15 НТЦ ИРМ Золушка 5 Аквариус AquaDoc 16 Оптима Оптима Workflow 6 Аскон КОМПАС 17 Русаудит Азбука управления 7 Атлант-информ Аккорд 18 Центр компьютерных разработок Кодекс 8 Весть-Метатехнология Work Route 19 Экософт Документ 9 Эффект-Офис Гарант Интернешнл 20 Электронные офисные системы Дело 10 Гранит-Центр Гран-док 21 Электрон-Сервис Документооборот и делопроизводство 11 Интерпроком Лан Эскадо … … …

Изображение слайда
1/1
31

Слайд 31: План внедрения СЭД (1/2)

1. Первоначальные этапы запуска проекта: подбор команды, организация административных процессов разработка стратегии развертывания установка аппаратного и программного обеспечения и сети согласование, настройка приложений и платформы СЭД указание затрагиваемых СЭД направлений политики компании и процессов разработка стандартов оценки проекта СЭД

Изображение слайда
1/1
32

Слайд 32: План внедрения СЭД (2/2)

2. Стадии внесения изменений в управление организацией: разработка коммуникативной стратегии и подбор рабочих групп пересмотр процесса ведения дел 3. Стадии разрешения проблем, возникающих по ходу развертывания СЭД: конвертация в новый формат и перенос в систему унаследованных документов и файлов данных проведение специального обучения сотрудников оценка проекта СЭД завершение проекта

Изображение слайда
1/1
33

Слайд 33: Проблемы внедрения СЭД

Неинформированность руководителей о продуктах СЭД Расхождение с реальной оргструктурой и бизнес-процессами) Психологические проблемы (СЭД – «контролёр») Отсутствия электронных навыков у большинства из старых кадров Иначе, другими словами: — консерватизм персонала — отсутствие поддержки первого лица — сложность формализации структуры и бизнес-процессов — отсутствие корпоративной культуры работы с документами — сложность оценки эффекта от внедрения

Изображение слайда
1/1
34

Слайд 34: Основные тенденции развития систем электронного документооборота

переход от работы с атрибутами документа на работу с содержанием документа повышение спроса на электронные архивы активное применение средств ЭЦП переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами

Изображение слайда
1/1
35

Слайд 35: Стандарты СЭД (1/3)

Электронный обмен данными ( EDI - Electronic Data Interchange) налагает три основных требования: - соблюдение единого синтаксиса обмена - возможность выбора элементов данных - единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов для обмена Были разработаны: в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards) в Америке - ANSI X.12 Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration, commerce and transport) был принят как ISO9735

Изображение слайда
1/1
36

Слайд 36: Стандарты СЭД (2/3)

ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов взаимодействия между различными СЭД XML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных

Изображение слайда
1/1
37

Слайд 37: Стандарты СЭД (3/3)

Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели: - сделать EDI универсально допустимыми, используя свободное ПО и синтаксис SQL (XQL) - осуществлять разработку “последующих“ EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы с существующими стандартами X12 и UN/EDIFACT - осуществлять, по возможности, единую трансляцию сообщений X12 и UN/EDIFACT

Изображение слайда
1/1
38

Слайд 38: 1 С:Документооборот 8»

Версия 1.0.4 « 1 С:Документооборот 8»

Изображение слайда
1/1
39

Слайд 39: Что такое «1С:Документооборот 8»

Типовая конфигурация для автоматизации документооборота на новой платформе «1С:Предприятие 8.2». Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения: Делопроизводство, Документооборот, Взаимодействие, Поиск данных. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Изображение слайда
1/1
40

Слайд 40: Что такое «1С:Документооборот 8»

Универсальное решение для автоматизации делопроизводства и документооборота для бюджетных учреждений и ведомств. Полное соответствие действующим стандартам и нормам, например: ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Требования ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и др.

Изображение слайда
1/1
41

Слайд 41: Решаемые задачи

Делопроизводство Хранение файлов Коллективная работа Бизнес-процессы Учет рабочего времени Бумажный документооборот Интернет и электронная почта Индивидуальные настройки Новейшая версия платформы

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
1/9
42

Последний слайд презентации: Электронный документооборот: Архитектура

Тонкий клиент Веб-клиент Веб-сервер ( Linux, Windows ) Активный кластер серверов «1С:Предприятия 8» Резервный кластер серверов «1С:Предприятия 8» СУБД PostgreSQL, DB2, Oracle, MS SQL

Изображение слайда
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
Изображение для работы со слайдом
1/4
Реклама. Продолжение ниже