Презентация на тему: Документационное обеспечение управления Ильина Ольга Ивановна

Документационное обеспечение управления Ильина Ольга Ивановна
Вопросы
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:
Правила работы с документами в организации составляют систему документационного обеспечения управления (ДОУ).
Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
Организационное построение службы делопроизводства:
3. Основные понятия о документе, системах документации
Классификация документов
Классификация документов
Классификация документов
Задание
4. Система документооборота
ОКУД
Формы ОКУД
ГОСТ Р 6.30—2003
ГОСТ Р 6.30—2003
ГОСТ Р 6.30—2003
5. Стандартизированные термины ДОУ с определением (извлеченные из ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело)
Продолжение слайда
Продолжение слайда
Продолжение слайда
Продолжение слайда
Продолжение слайда
Продолжение слайда
Делопроизводство
Делопроизводство
Делопроизводство
Делопроизводство
Задания на дом:
Терминологический диктант:
1/33
Средняя оценка: 4.3/5 (всего оценок: 69)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (90 Кб)
1

Первый слайд презентации: Документационное обеспечение управления Ильина Ольга Ивановна

Тема 1. Система документационного обеспечения управления

Изображение слайда
2

Слайд 2: Вопросы

1. Документооборот и делопроизводство на предприятии. Процесс управления документами. 2. Основные действующие лица и их задачи. 3. Основные понятия о документе. Классификация документов 4. Система документооборота 5. Стандартизированные термины ДОУ

Изображение слайда
3

Слайд 3: Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

сбор и обработку документной информации; подготовку решения, принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Изображение слайда
4

Слайд 4: Правила работы с документами в организации составляют систему документационного обеспечения управления (ДОУ)

Делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Изображение слайда
5

Слайд 5: Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базой ДОУ; - сложившихся национальных традиций работы с документацией; - установленных руководством предприятия правил работы с документами; - квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Изображение слайда
6

Слайд 6: Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне, Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и т.д.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера.

Изображение слайда
7

Слайд 7: Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст и введен в действие 01.07.2003.)

Изображение слайда
8

Слайд 8: Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28.) Основные правила работы ведомственных архивов Перечень документов, образующихся в деятельности организаций (типовой или ведомственный), с указанием сроков хранения Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях

Изображение слайда
9

Слайд 9: Организационное построение службы делопроизводства:

1. Централизованная: операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. 2. Децентрализованная: рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. 3. Смешанная: операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Изображение слайда
10

Слайд 10: 3. Основные понятия о документе, системах документации

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Изображение слайда
11

Слайд 11: Классификация документов

по видам - организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу (кадровые документы). по форме изложения — индивидуальные, типовые, трафаретные; по содержанию — простые (рассматривают один вопрос), сложные (рассматривают несколько вопросов);

Изображение слайда
12

Слайд 12: Классификация документов

по происхождению — официальные, личные; по месту происхождения — внешние (пришедшие из других организаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри организации); по срокам хранения — постоянные, временные (до 10 лет и свыше 10лет);

Изображение слайда
13

Слайд 13: Классификация документов

по гласности - документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), документы без ограничения доступа; по средствам фиксации информации — рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы; по юридической значимости - оригиналы (подлинники), копии, дубликаты, черновики, выписки; по срочности — срочные, несрочные.

Изображение слайда
14

Слайд 14: Задание

Ознакомьтесь с должностной инструкцией бухгалтера. Ответьте на вопросы: 1. Определите тип документа по каждому классификационному признаку 2. Из каких разделов состоит должностная инструкция. 3. Назовите обязательные элементы (помимо содержательных), которые включает в себя должностная инструкция.

Изображение слайда
15

Слайд 15: 4. Система документооборота

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Изображение слайда
16

Слайд 16: ОКУД

Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к унифицированным системам документации, обязательным для применения и документационного общения между юридическими лицами.

Изображение слайда
17

Слайд 17: Формы ОКУД

организационно-распорядительной документации; первичной учетной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; отчетно-статистической документации; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ; внешнеторговой документации.

Изображение слайда
18

Слайд 18: ГОСТ Р 6.30—2003

создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов — устава, положения, учредительного договора; деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируются регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами

Изображение слайда
19

Слайд 19: ГОСТ Р 6.30—2003

управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.); заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов; взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе;

Изображение слайда
20

Слайд 20: ГОСТ Р 6.30—2003

при оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы — трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. в организации подготовляются акты, отчеты, справки, докладные записки и иные документы; информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется посредством писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.

Изображение слайда
21

Слайд 21: 5. Стандартизированные термины ДОУ с определением (извлеченные из ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело)

Общие понятия Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени. Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Изображение слайда
22

Слайд 22: Продолжение слайда

Иконографический документ — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Изображение слайда
23

Слайд 23: Продолжение слайда

Текстовой документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Письменный документ — текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки. Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Изображение слайда
24

Слайд 24: Продолжение слайда

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки. Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Инициативный документ — документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела

Изображение слайда
25

Слайд 25: Продолжение слайда

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Изображение слайда
26

Слайд 26: Продолжение слайда

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Оригинал документа — экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают его достоверность. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, удостоверяющего личность, имеющий юридическую силу.

Изображение слайда
27

Слайд 27: Продолжение слайда

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их (без промежуточных форм). Незаверенная копия — копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа. Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Изображение слайда
28

Слайд 28: Делопроизводство

Делопроизводство Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия. Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Изображение слайда
29

Слайд 29: Делопроизводство

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Изображение слайда
30

Слайд 30: Делопроизводство

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Объем документооборота — число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом (типовой срок исполнения документа), организационно-распорядительным документом или резолюцией (индивидуальный срок исполнения документа).

Изображение слайда
31

Слайд 31: Делопроизводство

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Изображение слайда
32

Слайд 32: Задания на дом:

1. Организация работы секретаря-референта (доклад) 2. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях. 3. Сформулируйте основные правила работы с документами 4. Приведите современную классификацию документов 5. Каковы основные термины, используемые в делопроизводстве?

Изображение слайда
33

Последний слайд презентации: Документационное обеспечение управления Ильина Ольга Ивановна: Терминологический диктант:

1 вариант : Реквизит документа; унифицированная система документации, номенклатура дел, подлинный документ, дело 2 вариант : Документооборот, контроль исполнения документа, служебный документ, оригинал документа, дубликат документа 3 вариант : Унифицированная система документации (УСД), срок исполнения документа, нормативный документ, копия документа заверенная, оформление дела

Изображение слайда