Презентация на тему: Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов

Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов
Методика моделирования бизнес-процессов «как есть»
Последовательность шагов Методики
Сбор информации и формирование модели организационной структуры
Пример модели организационной структуры
Описание структуры рабочей группы
Формирование укрупненных моделей бизнес-процессов
Примеры бизнес-процессов верхнего уровня
Примеры бизнес-процессов верхнего уровня
Принципы формирования бизнес-процессов верхнего уровня
Какая модель является корректной?
Проверка адекватности процессов
Процесс проверки адекватности
Проверка адекватности моделей укрупненных процессов
Типичные ситуации при проверке адекватности моделей верхнего уровня
Предварительное представление результатов
Сбор информации в подразделениях
Возможные варианты сбора информации в подразделениях
Методика сбора информации в подразделениях
Формы для сбора информации
Некоторые правила проведения интервью (из стандартов IDEF )
Что нужно сказать сотруднику подразделения в начале интервью
Некоторые правила проведения интервью
Обработка полученной информации
Формирование моделей детальных бизнес-процессов
Формирование моделей детальных бизнес-процессов
Какая модель является корректной?
Модель должна быть обозримой
Ошибки при формировании моделей
Проверка моделей на корректность построения
Примеры формирования моделей бизнес-процессов
Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов
Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов
Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов
Бизнес-процесс обслуживания клиента: ARIS eEPC
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента»
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента». Взгляд на потоки информации
Бизнес-процесс обслуживания клиента: IDEF0
Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов
Документирование модели IDEF0
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» в нотации IDEF3
Иерархия моделей
Процедура «Анализ и согласование заявки клиента». Взгляд на потоки информации. Нотация DFD.
Анализ проблем
Анализ проблем
Документирование результатов анализа проблем
Проверка адекватности детальных моделей
Создание Перечня и Репозитария документов «как есть»
Форма Перечня документов «как есть»
Создание Глоссария терминов
Расчет и анализ значений критериев оценки эффективности
Три уровня сложности анализа моделей бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов: дублирование функций
Анализ бизнес-процессов: дублирование функций
Анализ бизнес-процессов: соответствие входов / выходов
Анализ бизнес-процессов: поиск неиспользуемых выходов бизнес-процесса
Анализ бизнес-процессов: разрывы на функциональных стыках
Анализ бизнес-процессов по заданным критериям
Анализ бизнес-процессов по заданным критериям
Анализ функций по заданным критериям
Требования к эффективной системе управления. Управляемость
Требования к эффективной системе управления. Наблюдаемость
Представление и обсуждение результатов
Разработка рекомендаций по реорганизации бизнес-процессов
Документирование результатов
Документирование результатов
Пример формы для описания бизнес-процессов
Документирование результатов
Документирование результатов: Отчет
Документирование результатов: Отчет
Управление рабочими группами
Типовые ошибки выполнения этапа
1/72
Средняя оценка: 4.8/5 (всего оценок: 60)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (813 Кб)
1

Первый слайд презентации: Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 1 Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов Методика моделирования бизнес-процессов «как есть» Проверка адекватности процессов Анализ бизнес-процессов по заданным критериям Представление и обсуждение результатов Документирование результатов Управление рабочими группами Мотивация сотрудников Типовые ошибки выполнения этапа

Изображение слайда
2

Слайд 2: Методика моделирования бизнес-процессов «как есть»

Блок 4 Copyright В.В.Репин 2 Методика моделирования бизнес-процессов «как есть» Определение: Методика моделирования бизнес-процессов – это совокупность способов отражения объектов предметной области и связей между ними (например - предприятие) при помощи объектов модели Методика включает: описание способов представления реальных объектов предприятия при помощи объектов модели; последовательность шагов по сбору информации, ее обработке и представлению в виде моделей; типовые формы документов

Изображение слайда
3

Слайд 3: Последовательность шагов Методики

Блок 4 Copyright В.В.Репин 3 Последовательность шагов Методики

Изображение слайда
4

Слайд 4: Сбор информации и формирование модели организационной структуры

Блок 4 Copyright В.В.Репин 4 Сбор информации и формирование модели организационной структуры Источник информации – существующая на предприятии, утвержденная схема организационной структуры Принципы формирования модели : полные названия объектов моделей должны соответствовать реально утвержденным названиям отделов и должностей используются объекты модели, отражающие: подразделения, должности, конкретных сотрудников, местоположение конкретных сотрудников детализации модели организационной структуры зависит от задач проекта (для моделей верхнего уровня достаточно описать объекты на уровне подразделений предприятия) Важно: в дальнейшем во всех моделях бизнес-процессов будет использоваться объекты из модели организационной структуры

Изображение слайда
5

Слайд 5: Пример модели организационной структуры

Блок 4 Copyright В.В.Репин 5 Время, необходимое для создания модели организационной структуры в среднем составляет 2-3 дня. В модели важно использовать корректный тип связи между объектами Пример модели организационной структуры

Изображение слайда
6

Слайд 6: Описание структуры рабочей группы

Блок 4 Copyright В.В.Репин 6 Описание структуры рабочей группы

Изображение слайда
7

Слайд 7: Формирование укрупненных моделей бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 7 Формирование укрупненных моделей бизнес-процессов Исходная информация – данные, собранные на Этапе Подготовки (диагностика), результаты интервью с руководителями предприятия, руководителями отделов Наименование бизнес-процесса Выходной продукт бизнес-процесса Выходной продукт бизнес-процесса … № Наименование типовой функции № Наименование функции № Наименование функции

Изображение слайда
8

Слайд 8: Примеры бизнес-процессов верхнего уровня

Блок 4 Copyright В.В.Репин 8 Примеры бизнес-процессов верхнего уровня Решение о сроках представления бюджета Исходные данные Утверждение производственной программы Составить бюджет подразделений Совет директоров Менеджеры подразделений Производственная программа Учет и контроль Бухгалтерия ФО Составление производственной программы Главный инженер Главный геолог ПАО Создать общий бюджет в системе ГААП ФО Налоговый отдел ПАО Главный бухгалтер Защита бюджета Совет директоров Руководители подразделений Создание бюджета Российского стандарта Налоговый отдел ФО Отдел маркетинга Бухгалтерия ПАО Процесс формирования годового бюджета

Изображение слайда
9

Слайд 9: Примеры бизнес-процессов верхнего уровня

Блок 4 Copyright В.В.Репин 9 Примеры бизнес-процессов верхнего уровня Планирование закупок Заключение сделки Получение ТМЦ Оплата ТМЦ Отпуск ТМЦ Службы директора МТО АО Проект плана производства Проект портфеля заказов Финплан по закупкам в натуральном и стоимостном выражении Контракт Договор в R/3 Сопроводительные документы Основание для оплаты Службы директора МТО Платежный документ Склады цехов Финплан по закупкам в натуральном и стоимостном выражении ФО Бухгалтерия Приходный ордер Расходный документ Скорректированные технологические заявки цехов Службы директора МТО Бухгалтерия Скорректированные технологические заявки цехов Бухгалтерия Службы директора МТО Службы директора МТО Производственные подразделения Оформление заказа Контракт Договор в R/3 Заказ Заказ Отдел заказов Службы директора МТО Процесс закупок

Изображение слайда
10

Слайд 10: Принципы формирования бизнес-процессов верхнего уровня

Блок 4 Copyright В.В.Репин 10 Принципы формирования бизнес-процессов верхнего уровня следует избегать чрезмерной детализации (модель бизнес-процесса верхнего уровня должна содержать не более 6-8 блоков функций) следует использовать реально существующие названия функций или работ не следует пытаться детально отразить всю существующую логику процесса (это будет сделано при формировании детальных моделей) важно отразить общую последовательность работ, подразделения участвующие в их исполнении, ключевые ресурсы важно отразить основную логику процесса

Изображение слайда
11

Слайд 11: Какая модель является корректной?

Блок 4 Copyright В.В.Репин 11 Какая модель является корректной? Планирование продаж Заключение договора Отгрузка товара Оформление накладной Планирование продаж Сбыт продукции Учет отгрузки Поступление денежных средств Планирование продаж Сбыт продукции Учет отгрузки

Изображение слайда
12

Слайд 12: Проверка адекватности процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 12 Проверка адекватности процессов под проверкой адекватности моделей бизнес-процессов понимается анализ полученных в результате интервью схем процессов руководителями и специалистами подразделений-участников рассматриваемого процесса с целью выявления несоответствия между моделями и реально существующими бизнес-процессами в проверке адекватности участвуют руководители всех подразделений, через которые проходит процесс поверенную модель утверждает руководитель, ответственный за бизнес-процесс в целом (т.н. «владелец процесса»)

Изображение слайда
13

Слайд 13: Процесс проверки адекватности

Блок 4 Copyright В.В.Репин 13 Процесс проверки адекватности Подготовить схемы моделей Передать схемы моделей на рассмотрение в отделы Провести анализ схем моделей Формирование укрупненных моделей процессов Провести совещание по обсуждению моделей Провести корректировку моделей Утвердить модели верхнего уровня Сформировать план по проверке адекватности Предварительное представление результатов Руководитель проекта Ведущий аналитик Руководитель отдела Рабочая группа Руководитель проекта Ведущий аналитик Директор Итерационные согласования на уровне руководителей отделов

Изображение слайда
14

Слайд 14: Проверка адекватности моделей укрупненных процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 14 Проверка адекватности моделей укрупненных процессов Для проверки адекватности модели укрупненного процесса следует: 1. Передать модель на рассмотрение руководителям подразделений, которые участвуют в процессе (1-2 дня на анализ модели) 2. Провести совещание с руководителями подразделений, обсудить полученные модели 3. При необходимости провести корректировку моделей 4. Утвердить модели верхнего уровня у руководителя предприятия (департамента, управления, службы)

Изображение слайда
15

Слайд 15: Типичные ситуации при проверке адекватности моделей верхнего уровня

Блок 4 Copyright В.В.Репин 15 Типичные ситуации при проверке адекватности моделей верхнего уровня Реакция руководителя Возможная причина 1. «Со всем согласен» считает, что проект не нужен и не хочет тратить время на анализ модели; не может прочесть модель, но не хочет этого показывать; модель действительно близка в реальности 2. Уточнения в сфере своей компетенции реальное желание выполнить проект; желание создать видимость работы. (возможны ошибки, например попытка перейти на детальный уровень описания) 3. Уточнения вне сферы компетенции желание изменить реальную ситуацию в свою пользу; следствие конфликта между руководителями подразделений

Изображение слайда
16

Слайд 16: Предварительное представление результатов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 16 Предварительное представление результатов Предварительное представление результатов проводится с целью корректировки направления работ Руководители верхнего уровня должны быть сопричастны процессу Представление результатов проводится в виде короткого семинара или совещания, на котором руководитель проекта представляет разработанные модели бизнес-процессов верхнего уровня и характеризует проблемные области связанные с этими бизнес-процессами Руководитель предприятия (департамента) утверждает модели процессов верхнего уровня На данном этапе возможен отказ от детализации ряда моделей

Изображение слайда
17

Слайд 17: Сбор информации в подразделениях

Блок 4 Copyright В.В.Репин 17 Сбор информации в подразделениях Подготовить формы для сбора информации Подготовить план проведения интервью в отделах Уведомить руководителей отделов Провести краткое обучение сотрудников отделов Собрать информацию в Отделе 1 Собрать информацию в Отделе 2 Собрать информацию в отделе 3 Обработать информацию Отдела 1 Обработать информацию отдела 2 Обработать информацию Отдела 3 Формирование моделей детальных процессов Анализ проблем Аналитик Предварительное представление результатов Руководитель проекта Ведущий аналитик Рабочая группа Руководитель проекта Рабочая группа Рабочая группа Рабочая группа Рабочая группа Рабочая группа Итерационные согласования на уровне сотрудников отделов

Изображение слайда
18

Слайд 18: Возможные варианты сбора информации в подразделениях

Блок 4 Copyright В.В.Репин 18 Возможные варианты сбора информации в подразделениях Вариант 1: 1. Подготовить формы. 2. Провести обучение сотрудников отделов. 3. Раздать формы в отделы (сотрудники заполняют формы). 4. Собрать и обработать формы. Вариант 2: 1. Подготовить формы. 2. Провести обучение сотрудников отделов. 3. Заполнить формы со слов сотрудников отделов. 4. Обработать информацию. Вариант 3: 1. Сформировать модели со слов сотрудников отдела (формула: 1 сотрудник + 1 аналитик + 1 компьютер)

Изображение слайда
19

Слайд 19: Методика сбора информации в подразделениях

Блок 4 Copyright В.В.Репин 19 Методика сбора информации в подразделениях В Методике следует описать следующие этапы. Формализация целей сбора информации. Анализ и выбор существующих источников информации. Планирование работ по сбору и обработке информации. Подготовка необходимой документации. Подготовка к проведению интервью. Предварительный сбор и анализ информации (работа с документами). Согласование времени проведения интервью в подразделениях. Проведение интервью в подразделениях. Обработка полученной информации. Проверка полученной информации на корректность.

Изображение слайда
20

Слайд 20: Формы для сбора информации

Блок 4 Copyright В.В.Репин 20 Формы для сбора информации Аналитик Дата Подразделение Исполнитель Бизнес-процесс № Наименование функции Исполнитель Ин. событие Зав. событие Вход. ресурсы Исход. ресурсы Примечание:

Изображение слайда
21

Слайд 21: Некоторые правила проведения интервью (из стандартов IDEF )

Блок 4 Copyright В.В.Репин 21 Некоторые правила проведения интервью (из стандартов IDEF ) Малая длительность (от 1 до 2 часов) Не перед обедом и не поздно вечером (перед концом рабочего дня) Четко представлять цель интервью Объяснить свою роль сотруднику подразделения перед началом интервью Включать в интервью ограниченное количество вопросов Все вопросы должны быть подготовлены и продуманы заранее Перед проведением интервью желательно познакомиться с документацией по рассматриваемым вопросам

Изображение слайда
22

Слайд 22: Что нужно сказать сотруднику подразделения в начале интервью

Блок 4 Copyright В.В.Репин 22 Что нужно сказать сотруднику подразделения в начале интервью Почему проводится это интервью От кого получено разрешение его проводить Кто еще будет проинтервьюирован По какому принципу и кто выбирал интервьюируемых Как будет использована полученная информация Будет ли интервью анонимным Будет ли интервью отражено в отчете Каковы будет обратная связь по итогам обработки результатов интервью Как интервьюируемый может помочь процессу в целом Почему важно получить детальную и точную информацию в процессе интервью

Изображение слайда
23

Слайд 23: Некоторые правила проведения интервью

Блок 4 Copyright В.В.Репин 23 Некоторые правила проведения интервью Не отвлекаться на пространные комментарии по проблемам, связанным с обсуждаемым предметом Нельзя пытаться завязать дружеские отношения Не указывать интервьюируемому на его затруднения при описании предметной области Давать интервьюируемому время подумать Отделять «мнения о...» от фактов Не иронизировать Концентрироваться на наиболее сложных аспектах предметной области Не пытаться показывать свои знания, быть скромным (эксперт не вы, а интервьюируемый) Не увеличивать длительность проведения интервью

Изображение слайда
24

Слайд 24: Обработка полученной информации

Блок 4 Copyright В.В.Репин 24 Обработка полученной информации Перенос полученной информации в электронную форму (некоторые руководители требуют полностью документировать результаты интервью) Проверка информации на корректность: - событие, завершающие выполнение функции в одном отделе, должно быть инициирующим в другом отделе; - названия функций должны совпадать с официальными названиями, утвержденными в Положениях об отделах; - не должно быть разночтений в названиях функций.

Изображение слайда
25

Слайд 25: Формирование моделей детальных бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 25 Формирование моделей детальных бизнес-процессов Создание моделей по данным Отдела 1 Создание моделей по данным Отдела 2 Создание моделей по данным Отдела 3 Согласование полученных частей моделей Сбор информации Координация работ по созданию моделей Уточнение моделей в Отделе 1 Проверка адекватности детальных процессов Уточнение моделей в Отделе 2 Уточнение моделей в Отделе 3 Аналитик Аналитик Аналитик Аналитик Аналитик Руководитель проекта Аналитик Руководитель проекта

Изображение слайда
26

Слайд 26: Формирование моделей детальных бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 26 Формирование моделей детальных бизнес-процессов Событие Функция Отдел Должность Событие Входящий документ Исходящий документ Прикладная система

Изображение слайда
27

Слайд 27: Какая модель является корректной?

Блок 4 Copyright В.В.Репин 27 Какая модель является корректной? Оформить депозит Оформление депозита Занести в базу данных Экономист Поступила заявка на оформление депозита Оформить депозит Экономист Занести в базу данных Поступила заявка на оформление депозита Оформить депозит Экономист Депозит оформлен Наступило утро Начало рабочего дня, 9-00 или

Изображение слайда
28

Слайд 28: Модель должна быть обозримой

Блок 4 Copyright В.В.Репин 28 Модель должна быть обозримой О форме представления модели лучше договориться заранее

Изображение слайда
29

Слайд 29: Ошибки при формировании моделей

Блок 4 Copyright В.В.Репин 29 Ошибки при формировании моделей Event Function Function Function Event Event Function Function Event Event

Изображение слайда
30

Слайд 30: Проверка моделей на корректность построения

Блок 4 Copyright В.В.Репин 30 Проверка моделей на корректность построения Создана новая модель Выполнена корректировка модели Проверить модель на соответствие нотации Провести корректировку модели по нотации Проверить модель на корректность входов/выходов Провести коррекцию входов/выходов Провести анализ семантики модели Провести корректировку названий объектов Подготовить комплект документов для проверки адекватности Провести проверку адекватности моделей Function Event Event Процедура 1 Процедура 1 Начальник финансового отдела Начальник фин. отдела ПРОЦЕДУРА Event Function Event ПРОЦЕДУРА

Изображение слайда
31

Слайд 31: Примеры формирования моделей бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 31 Примеры формирования моделей бизнес-процессов

Изображение слайда
32

Слайд 32

Блок 4 Copyright В.В.Репин 32

Изображение слайда
33

Слайд 33

Блок 4 Copyright В.В.Репин 33

Изображение слайда
34

Слайд 34

Блок 4 Copyright В.В.Репин 34

Изображение слайда
35

Слайд 35: Бизнес-процесс обслуживания клиента: ARIS eEPC

Блок 4 Copyright В.В.Репин 35 Поступил заказ клиента Анализ и согласование заявки клиента Оформление договора Выполнение заказа Отгрузка продукции Заказ клиента выполнен Отдел сбыта Отдел сбыта Плановый отдел Финансовый отдел Производственный отдел Склад Цех № 1 Бухгалтерия Заявка клиента Договор Продукция Плановый отдел Система автоматизации Производственный отдел Финансовый отдел Отдел сбыта Система автоматизации Финансовый отдел Система автоматизации Система автоматизации Оборудование Бизнес-процесс обслуживания клиента: ARIS eEPC

Изображение слайда
36

Слайд 36: Процедура «Анализ и согласование заявки клиента»

Блок 4 Copyright В.В.Репин 36 Поступил заказ клиента Выполнить анализ на соответствие номенклатуре Заказ соответствует номенклатуре Заказ не соответствует номенклатуре Менеджер Отдела Сбыта Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа Конец процесса Выполнить учет заказа в системе Система учета заказов Менеджер Отдела Сбыта Внести клиента в статистику неудовлетворенного спроса Менеджер Отдела Сбыта Система учета заказов Рассчитать цену, сумму и сроки выполнения заказа Согласовать заявку с ПЭО Производство возможно Производство не возможно Экономист ПЭО Нормативы Файл Excel Согласовать условия поставки с клиентом Менеджер Отдела Сбыта Менеджер Отдела Сбыта Условия выполнения заказа согласованы Условия выполнения заказа несогласованы Плановая калькуляция на заказ Номенклатура изделий Заявка клиента Заявка клиента Заявка клиента Сопроводительное письмо Экономист ПЭО Производственные возможности Номенклатура изделий Заявка клиента Процедура «Анализ и согласование заявки клиента»

Изображение слайда
37

Слайд 37: Процедура «Анализ и согласование заявки клиента». Взгляд на потоки информации

Блок 4 Copyright В.В.Репин 37 Выполнить анализ на соответствие номенклатуре Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа Выполнить учет заказа в системе Внести клиента в статистику неудовлетворенного спроса Рассчитать цену, сумму и сроки выполнения заказа Согласовать заявку с ПЭО Согласовать условия поставки с клиентом Общие данные о клиенте Данные по заказу клиента Данные по номенклатуре Требование провести анализ заявки Информация по соответствию номенклатуре Информация о производственных возможностях Информация о возможности производства Информация по нормативам Данные расчета себетоимости и цены заказа Данные по подтверждению заказа клиентом Данные по заказу клиента Общие данные о клиенте Данные по заказу клиента Данные по номенклатуре Данные по заказу клиента Данные по номенклатуре Информация о производственных возможностях Данные по заказу клиента Информация для клиента о невозможности выполнения заказа Данные по неудовлетворенному спросу Информация о заказе клиента в системе Анализ и согласование заявки клиента Процедура «Анализ и согласование заявки клиента». Взгляд на потоки информации

Изображение слайда
38

Слайд 38: Бизнес-процесс обслуживания клиента: IDEF0

Блок 4 Copyright В.В.Репин 38 Бизнес-процесс обслуживания клиента: IDEF0 Обслуживание клиента

Изображение слайда
39

Слайд 39

Блок 4 Copyright В.В.Репин 39 Обслуживание клиента

Изображение слайда
40

Слайд 40: Документирование модели IDEF0

Блок 4 Copyright В.В.Репин 40 USED AT: AUTHOR: Vladimir Repin DATE: REV: PROJECT: Model 1 30.03.01 30.03.01 NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 WORKING DRAFT RECOMMENDED PUBLICATION READER DATE CONTEXT: A-0 NODE: TITLE: NUMBER: Обслуживание клиента A0 Подразделения предприятия Производственные возможности Нормативные документы Оборудование Продукция Заявка клиента Сопроводительная документация Денежные средства Договор с клиентом Согласованная заявка Договор с клиентом Продукция Указание на отгрузку Производственное оборудование Складское оборудование Отдел сбыта Плановый отдел Финансовый отдел Производственный отдел Цех № 1 Бухгалтерия Система автоматизации 1 0ð. Анализ и согласование заявки клиента 2 0ð. Оформление договора 3 0ð. Выполнение заказа 4 0ð. Отгрузка продукции Документирование модели IDEF0

Изображение слайда
41

Слайд 41: Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» в нотации IDEF3

Блок 4 Copyright В.В.Репин 41 USED AT: AUTHOR: Vladimir Repin DATE: REV: PROJECT: Model 1 30.03.01 30.03.01 NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 WORKING DRAFT RECOMMENDED PUBLICATION READER DATE CONTEXT: A1.1 NODE: TITLE: NUMBER: Анализ и согласование заявки клиента A1.1 Согласованная заявка Заявка клиента 1 0ð. Выполнить учет заказа в системе 2 0ð. Выполнить анализ на соответствие номенклатуре 3 0ð. Согласовать заявку с ПЭО 4 0ð. Рассчитать с/с-ть, цену и сроки выполнения заказа 6 0ð. Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа 5 0ð. Согласовать условия поставки с клиентом 7 0ð. Внести клиента в статистику неудовлетворенного спроса X J1 X J2 X J3 O J4 O J5 Согласовать с ПЭО в случае соответстия заявки номенклатуре Рассчитать параментры заказа в случае возможности производства Процедура «Анализ и согласование заявки клиента» в нотации IDEF3

Изображение слайда
42

Слайд 42: Иерархия моделей

Блок 4 Copyright В.В.Репин 42 Иерархия моделей

Изображение слайда
43

Слайд 43: Процедура «Анализ и согласование заявки клиента». Взгляд на потоки информации. Нотация DFD

Блок 4 Copyright В.В.Репин 43 Процедура «Анализ и согласование заявки клиента». Взгляд на потоки информации. Нотация DFD. USED AT: AUTHOR: Vladimir Repin DATE: REV: PROJECT: Model 1 30.03.01 30.03.01 NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 WORKING DRAFT RECOMMENDED PUBLICATION READER DATE CONTEXT: A0 NODE: TITLE: NUMBER: A1 Заявка клиента Данные по заказу клиента Данные по номенклатуре заказа Данные по возможности производства заказа Данные по заказу клиента Требование провести анализ заявки Информация о несоответствии номенклатуре Нормативы Информация о возможности производства Информация о невозможности выполнения заказа Данные по неудовлетворенному спросу Данные расчета с/с-ти и цены заказа Данные по утверждению заказа клиентом 1 0ð. Выполнить учет заказа в системе 2 0ð. Выполнить анализ на соответствие номенклатуре 3 0ð. Согласовать заявку с ПЭО 6 0ð. Уведомить клиента о невозможности выполнения заказа 4 0ð. Рассчитать с/с-ть, цену и сроки выполнения заказа 7 0ð. Внести клиента в статистику неудовлетворенного спроса 5 0ð. Согласовать условия поставки с клиентом 1 Данные по заказам 2 Данные по номенклатуре изделий 3 Данные по производственным возможностям 4 Информация по нормативам 5 Данные по расчету параметров заказа 1 Данные по заказам Анализ и согласование заявки клиента

Изображение слайда
44

Слайд 44: Анализ проблем

Блок 4 Copyright В.В.Репин 44 Сформировать план по проведению анализа Руководитель проекта Сбор информации Обработать информацию по проблемам Отдела 1 Обработать информацию по проблемам Отдела 2 Обработать информацию по проблемам Отдела 3 Ведущий аналитик Провести обсуждение проблем Рабочая группа Ведущий аналитик Руководитель проекта Ведущий аналитик Уточнить данные в Отделе 1 Уточнить данные в Отделе 2 Уточнить данные в Отделе 3 Сформировать предварительный вариант анализа бизнес-процессов Ведущий аналитик Ведущий аналитик Ведущий аналитик Ведущий аналитик Руководитель проекта Проверка адекватности детальных процессов Анализ проблем

Изображение слайда
45

Слайд 45: Анализ проблем

Блок 4 Copyright В.В.Репин 45 Анализ проблем Анализ проблем на этой стадии является предварительным и основывается на: анализе мнений руководителей и сотрудников; мнении ведущих консультантов (отраслевых экспертов, специалистов), которое складывается с учетом их опыта и знания лучших практических примеров в отрасли; визуальном качественном анализе моделей бизнес-процессов (дублирование функций, недостаточное информационное обеспечение, излишние итерационные согласования и т.п.);

Изображение слайда
46

Слайд 46: Документирование результатов анализа проблем

Блок 4 Copyright В.В.Репин 46 Документирование результатов анализа проблем Результаты предварительного анализа бизнес-процессов могут документироваться при помощи следующих форм документов № Наименование бизнес-процесса № Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Результаты анализа бизнес-процесса № Наименование функции № Наименование бизнес-процесса Результаты анализа функции

Изображение слайда
47

Слайд 47: Проверка адекватности детальных моделей

Блок 4 Copyright В.В.Репин 47 Проверка адекватности детальных моделей Подготовить схемы моделей Передать схемы моделей на рассмотрение в отделы Провести анализ схем моделей Провести совещание по обсуждению моделей Провести корректировку моделей Утвердить детальные модели уровня Сформировать план по проверке адекватности Руководитель проекта Ведущий аналитик Руководитель отдела Рабочая группа Руководитель проекта Ведущий аналитик Директор Формирование моделей детальных процессов Экономист Расчет и анализ критериев эффективности Проверка адекватности детальных моделей бизнес-процессов проводится аналогично проверке адекватности укрупненных процессов, занимая при этом в 4-8 раз больше времени. При проверке адекватности детальных процессов возникает множество рассогласований между видением процесса в различных подразделениях, а часто и в одном подразделении

Изображение слайда
48

Слайд 48: Создание Перечня и Репозитария документов «как есть»

Блок 4 Copyright В.В.Репин 48 Создание Перечня и Репозитария документов «как есть» Перечень и Репозитарий документов создается с целью дальнейшей работы с моделями бизнес-процессов При наличии Репозитария документов «как есть» нет необходимости описывать структуру документов в виде моделей (за исключением отдельных задач), в то же время специалист, анализирующий модель бизнес-процесса, сможет всегда иметь перед глазами формы документов Репозитарий целесообразно наполнять реальными документами (т.е. документами, содержащими реальное цифровое наполнение) Может потребоваться хранения Репозитария в электронной форме

Изображение слайда
49

Слайд 49: Форма Перечня документов «как есть»

Блок 4 Copyright В.В.Репин 49 Форма Перечня документов «как есть» Форма Перечня документов разрабатывается в зависимости от целей проекта (для проекта, ориентированного на создание системы документооборота она может быт более сложной) № Наименование документа Краткое описание документа № и Наименование функции/исполнителя Функция, создающая документ Исполнитель Функция, изменяющая документ Исполнитель Наименование бизнес-процесса

Изображение слайда
50

Слайд 50: Создание Глоссария терминов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 50 Создание Глоссария терминов Глоссарий терминов должен включать следующие разделы: термины предметной области (примеры: «сортамент», «профилемаркаразмер», «зимсплотка»); сокращения, принятие на предприятии (сокращенные названия подразделений, видов работ и т.п.) термины методики (примеры: «бизнес-процесс», «операция», «критерий эффективности»); термины инструментальной среды моделирования (примеры: «объект базы данных», «вложенная модель» и т.п.) Глоссарий терминов целесообразно формировать с начала проекта.

Изображение слайда
51

Слайд 51: Расчет и анализ значений критериев оценки эффективности

Блок 4 Copyright В.В.Репин 51 Провести коррекцию Перечня критериев Проверка адекватности детальных процессов Согласовать Перечень критериев с руководством Скорректировать методики расчета значений критериев Руководитель проекта Ведущий аналитик Руководитель проекта Провести анализ процессов в Отделе 1 Провести анализ процессов в Отделе 2 Провести анализ процессов в Отделе 3 Ведущий аналитик Аналитик Обработать результаты анализа процессов Отдела 1 Обработать результаты анализа процессов Отдела 2 Обработать результаты анализа процессов Отдела 3 Ведущий аналитик Аналитик Аналитик Ведущий аналитик Ведущий аналитик Аналитик Ведущий аналитик Аналитик Ведущий аналитик Аналитик Ведущий аналитик Расчет и анализ значений критериев оценки эффективности Представление результатов Провести анализ критериев эффективности по бизнес-процессам Провести документирование результатов Руководитель проекта Ведущий аналитик Ведущий аналитик Необходимо выделить критерии, характеризующие критическое знание о процессе

Изображение слайда
52

Слайд 52: Три уровня сложности анализа моделей бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 52 Три уровня сложности анализа моделей бизнес-процессов Проверка адекватности моделей Выполнить анализ "потерянные документы" Выполнить анализ "дублирование функций" Выполнить анализ "контроль процесса" (контрольные точки) Выполнить анализ на "узкие места" (имитационное моделирование) Выполнить анализ стоимости Рассчитать параментры выполнения процесса Собрать дополнительную информацию по процессам Документирование результатов анализа процессов Корректировка моделей Документирование моделей Различные параметры выполнения: количество функций, степень автоматизации и т.п. Обязательные виды анализа 2 уровень 1 уровень 3 уровень

Изображение слайда
53

Слайд 53: Анализ бизнес-процессов: дублирование функций

Блок 4 Copyright В.В.Репин 53 Анализ бизнес-процессов: дублирование функций Методика выявления дублирования функций Путем анализа моделей (либо путем анализа результатов интервью с сотрудниками предприятия) найти процедуры различных бизнес-процессов со схожими названиями и составить таблицу процедур, «подозреваемых» в дублировании. Каждую найденную процедуру описать в виде детального бизнес-процесса, указать входящие и исходящие документы, информацию, ресурсы. Проверить на совпадение содержание входящей и исходящей информации, пользователей этой информации (ресурсов), перечень принимаемых решений и т.д. Выявить наличие дублирования и его причины. В случае наличия полного или частичного дублирования предложить меры по его устранению.

Изображение слайда
54

Слайд 54: Анализ бизнес-процессов: дублирование функций

Блок 4 Copyright В.В.Репин 54 Анализ бизнес-процессов: дублирование функций Одна и та же информация содержится в разных документах, которые формируются различными процедурами

Изображение слайда
55

Слайд 55: Анализ бизнес-процессов: соответствие входов / выходов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 55 Анализ бизнес-процессов: соответствие входов / выходов Несоответствие событий в детальной модели и модели верхнего уровня

Изображение слайда
56

Слайд 56: Анализ бизнес-процессов: поиск неиспользуемых выходов бизнес-процесса

Блок 4 Copyright В.В.Репин 56 Анализ бизнес-процессов: поиск неиспользуемых выходов бизнес-процесса

Изображение слайда
57

Слайд 57: Анализ бизнес-процессов: разрывы на функциональных стыках

Блок 4 Copyright В.В.Репин 57 Анализ бизнес-процессов: разрывы на функциональных стыках Измерение времени выполнения процедур процесса, времени передачи документов, времени простоя Анализ проблем на функциональных стыках

Изображение слайда
58

Слайд 58: Анализ бизнес-процессов по заданным критериям

Блок 4 Copyright В.В.Репин 58 Анализ бизнес-процессов по заданным критериям № Наименование бизнес-процесса № Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Базовые критерии № Наименование критерия оценки Численное значение критериев оценки Время выполнения процесса в целом (в человеко-днях); Степень автоматизации (количество функций с возможностью автоматизации / общее количество функций процесса); Степень автоматизации по времени (суммарное время автоматизированных работ / суммарное время выполнения всех работ) Отношение суммарного времени выполнения функций процесса к суммарному времени ожидания

Изображение слайда
59

Слайд 59: Анализ бизнес-процессов по заданным критериям

Блок 4 Copyright В.В.Репин 59 Анализ бизнес-процессов по заданным критериям Суммарная стоимость процесса Количество полностью или частично дублирующих друг друга функций: -        в рамках процесса; -        для остальных процессов; Количество функций, контролирующих выполнение процесса Отношение суммарного времени выполнения функций-интерфейсов взаимодействия с другими процессами к суммарному времени ожидания Критерии оценки, предложенные Исполнителем № Наименование критерия оценки Численное значение критериев оценки … … …

Изображение слайда
60

Слайд 60: Анализ функций по заданным критериям

Блок 4 Copyright В.В.Репин 60 Анализ функций по заданным критериям 1. среднее время выполнения функции; 2. среднее время ожидания события, инициирующего выполнение функции (время «простоя»); 3. периодичность выполнения функции (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно); 4. трудоемкость выполнения функции в человеко-часах; 5. стоимость функции (количество человеко-часов, умноженное на почасовую ставку оплаты труда исполнителя функции); 6. отношение среднего времени ожидания к среднему времени выполнения; 7. качество информационного обеспечения (бумажные документы, электронные файлы); 8. возможность автоматизации (да/нет); 9. степень автоматизации (суммарное время автоматизированных работ по выполнению функции / суммарное время всех работ по выполнению функции).

Изображение слайда
61

Слайд 61: Требования к эффективной системе управления. Управляемость

Блок 4 Copyright В.В.Репин 61 Требования к эффективной системе управления. Управляемость Управляемость - возможность сохранения работоспособности системы при изменении внешних и внутренних условий. Необходимые условия эффективности СУ: - система подготовки и принятия решений должна удовлетворять требованию управляемости (качество решений, соответствие целям); - исполнительная система (организационно-функциональная система) должна обеспечивать оперативность исполнения решений, отсутствие искажений при их реализации.

Изображение слайда
62

Слайд 62: Требования к эффективной системе управления. Наблюдаемость

Блок 4 Copyright В.В.Репин 62 Требования к эффективной системе управления. Наблюдаемость Информационная система должна быть организована таким образом, чтобы предоставлять информацию оперативно, полно и достоверно, при этом информация не должна быть избыточной (- руководители всех уровней часто завалены излишней информацией). Управленческий учет - система сбора и регистрации первичной информации в целях принятия управленческих решений

Изображение слайда
63

Слайд 63: Представление и обсуждение результатов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 63 Представление и обсуждение результатов Представление и обсуждение результатов проводится после проверки адекватности моделей, анализа проблем и расчета значений критериев эффективности На обсуждение выносятся предварительные рекомендации по реорганизации бизнес-процессов Обсуждение проводится в форме презентации (с последующим обсуждением) или однодневного семинара Необходимо обсудить приоритетные направления реорганизации бизнес-процессов По итогам обсуждения у руководителя должно остаться цельное впечатление о текущем состоянии существующих бизнес-процессов и предварительные, приоритетные направления их реорганизации

Изображение слайда
64

Слайд 64: Разработка рекомендаций по реорганизации бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 64 Разработка рекомендаций по реорганизации бизнес-процессов Рекомендации разрабатываются ведущими консультантами, привлеченными экспертами, другими членами рабочей группы из числа сотрудников предприятия При разработке рекомендаций учитывают приоритетные направления реорганизации Рекомендации должны носить конкретный характеры и быть количественно и качественно обоснованы № Наименование бизнес-процесса № Наименование бизнес-процесса верхнего уровня № Рекомендация по повышению эффективности … … № Наименование функции № Наименование бизнес-процесса № Рекомендация по повышению эффективности … …

Изображение слайда
65

Слайд 65: Документирование результатов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 65 Документирование результатов При документировании бизнес-процессов указывается следующая информация: 1. № и наименование процесса; 2. № и наименование процесса верхнего уровня; 3. №№ и наименования вложенных детальных процессов следующего уровня; 4. текстовое описание процесса; 5. перечень выходов процесса (документы, файлы, материальные ресурсы, являющие результатом выполнения процесса); 6. события, инициирующие процесс; 7. события, завершающие процесс;

Изображение слайда
66

Слайд 66: Документирование результатов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 66 Документирование результатов При документировании бизнес-процессов указывается следующая информация: 8. перечень функций процесса4 9. перечень функций, контролирующих выполнение процесса; 10. перечень входящих документов; 11. перечень входящих материальных ресурсов; 12. перечень исходящих документов; 13. перечень исходящих материальных ресурсов; 14. перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе; 15. типы используемых систем автоматизации;

Изображение слайда
67

Слайд 67: Пример формы для описания бизнес-процессов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 67 № Наименование бизнес-процесса № Наименование бизнес-процесса верхнего уровня Вложенные детальные бизнес-процессы следующего уровня № Наименование детального бизнес-процесса следующего уровня … … Текстовое описание процесса … Выходы процесса № Наименование выходы Тип выхода Описание выхода … … … … События, инициирующие бизнес-процесс № Наименование события Описание события … … … События, завершающие бизнес-процесс № Наименование события Описание события … … … Функции процесса № Наименование функции Исполнитель Описание функции … … … … Пример формы для описания бизнес-процессов

Изображение слайда
68

Слайд 68: Документирование результатов

Блок 4 Copyright В.В.Репин 68 Документирование результатов При документировании функций указывается следующая информация: 1. № и наименование функции; 2. наименование бизнес-процесса; 3. исполнитель функции (подразделение, должность, Ф.И.О.); 4. описание функции; 5. инициирующее и завершающее события; 6. перечень входящих документов (звонков, устных распоряжений) с идентификационными номерами; 7.перечень входящих материальных ресурсов; 8. перечень исходящих документов (звонков, устных распоряжений) с идентификационными номерами; 9. перечень исходящих материальных ресурсов. 10.перечень используемых систем автоматизации с указанием модулей.

Изображение слайда
69

Слайд 69: Документирование результатов: Отчет

Блок 4 Copyright В.В.Репин 69 В Отчет по Этапу 2 рекомендуется включать следующие разделы: 1. Введение 2. Глоссарий терминов 3. Схемы моделей организационной структуры «как есть» 4. Текстовое описание моделей организационной структуры «как есть» 5. Схемы моделей бизнес-процессов «как есть» 6. Текстовое описание моделей бизнес-процессов «как есть» 7. Описание бизнес-процессов «как есть», критериев их оценки, результатов анализа и рекомендаций по повышению эффективности в табличной форме 8. Описание функций «как есть», критериев их оценки, результатов анализа и рекомендаций по повышению эффективности в табличной форме Документирование результатов: Отчет

Изображение слайда
70

Слайд 70: Документирование результатов: Отчет

Блок 4 Copyright В.В.Репин 70 Документирование результатов: Отчет В Отчет по Этапу 2 рекомендуется включать следующие разделы: 9. Целевые значения критериев эффективности бизнес-процессов 10. Выводы по результаты анализа бизнес-процессов и функций «как есть» 11. Рекомендации по повышению эффективности бизнес-процессов и функций «как есть» 12. Выводы по Этапу 2 13. Приложение № 1. Перечень документов «как есть» 14. Приложение № 2. Результаты интервьюирования сотрудников Заказчика по Этапу 2 15. Приложение № 3. Тексты скриптов, разработанных для вывода данных ARIS в виде текстовых отчетов.

Изображение слайда
71

Слайд 71: Управление рабочими группами

Блок 4 Copyright В.В.Репин 71 Управление рабочими группами При управлении рабочими группами можно использовать следующие приемы: оперативный контроль за деятельность аналитиков; ежедневные совещания (10-15 мин) перед началом рабочего дня; еженедельные письменные отчеты аналитиков по использованию рабочего времени и выполненной работе; ежемесячные расширенные совещания рабочей группы с подведением итогов работы; плановые совещания по обсуждению моделей бизнес-процессов, анализу и разработке рекомендаций. Все эти формы должны быть регламентированы в Положении о рабочей группе и четко выполняться Руководитель проекта должен иметь реальное влияние на рабочую группу (т.е. должен быть руководителем уровня Департамента, Управления, Службы)

Изображение слайда
72

Последний слайд презентации: Блок 4. Моделирование и анализ бизнес-процессов: Типовые ошибки выполнения этапа

Блок 4 Copyright В.В.Репин 72 Типовые ошибки выполнения этапа ошибки в сроках планирования работ по сбору и обработке информации; попытки собрать информацию излишне формализованными средствами (обширные опросные листы, таблицы и т.п.); нечеткое следование правилам моделирования; отсутствие оперативного контроля за деятельность рабочей группы; «простои» рабочей группы; неэффективно организованный процесс проверки адекватности в подразделениях; затягивание проекта из-за срыва сроков ознакомления и обсуждения материалов руководителями верхнего уровня

Изображение слайда