Презентация на тему: Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления

Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров
Делопроизводство (включая «Электронный документооборот»)
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
«Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления
Делопроизводство (включая «Электронный документооборот»)
1/30
Средняя оценка: 4.6/5 (всего оценок: 18)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (813 Кб)
1

Первый слайд презентации: Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления Института управленческих кадров

Лектор: Собалевский Сергей Владимирович, старший преподаватель кафедры управления информационными ресурсами (к.905 корп.1) м.т. (029) 666 37 44; 856 37 44 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (включая «Электронный документооборот») Лекция №1

Изображение слайда
2

Слайд 2: Делопроизводство (включая «Электронный документооборот»)

1.  Введение в дисциплину. 2.  Делопроизводство и документационное обеспечение управления. 3.  Виды документов, их классификации и функции. 4.  Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов. Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Цель лекции: дать представление о месте и роли делопроизводства в цикле управленческих дисциплин; об основных понятиях делопроизводства; о подходах к регулированию делопроизводства на государственном и локальном уровнях.

Изображение слайда
3

Слайд 3: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

1. Введение в дисциплину «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение «Делопроизводство»: - объем – 90 часов, из них: - 24 аудиторных часа - лекции; - 30 аудиторных часов - практических занятий. - итоговый контроль – зачет. Цели изучения: - приобретение студентами знаний и навыков: а)по правильному составлению и оформлению документов; б)по организации документооборота; в)по использованию современных информационных технологий и средств оргтехники для организации документационного обеспечения управления и личной работы; - воспитание культуры делопроизводственной деятельности в целом.

Изображение слайда
4

Слайд 4: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение

1. Введение в дисциплину «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение Рассматриваемые темы: 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления. 2. Структура служебного документа. Требования к оформлению документов. 3. Составление и оформление отдельных видов служебных документов. 4. Составление и оформление документов по личному составу. 5. Организация работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь. 6. Информационные технологии в документационном обеспечении управления.

Изображение слайда
5

Слайд 5: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

1. Введение в дисциплину Рекомендованная литература: Вся рекомендованная для изучения дисциплины литература, основные нормативные и методические документы, стандарты содержится в электронном варианте на диске \\srvstud\ Преподаватели\Собалевский\Делопроизводство Для сдачи зачета необходимо: 1. Выполнить и сдать преподавателю на проверку все задания на практические занятия (лабораторные работы). 2. На последнем практическом занятии пройти контрольное компьютерное тестирование знаний. 3. Ответить на вопросы на самом зачете. «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
6

Слайд 6: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

2. Делопроизводство и документационное обеспечение управления «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Делопроизводство – в общем случае вид деятельности, охватывающий: 1) вопросы подготовки, создания и оформления документов в процессе управления (документирование), и 2) организацию работы с документами при осуществлении процесса управления, т.е. документооборот (движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки). Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами ( Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. N 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» )

Изображение слайда
7

Слайд 7: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

2. Делопроизводство и документационное обеспечение управления С развитием теории управления и информационных технологий дополнительно стали использоваться термины « документационное обеспечение управления » и « информационно-документационное обеспечение управления ». «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы делопроизводства в процессе осуществления им управленческих функций. ДОУ является основополагающей технологией управления, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о 1) текущем состоянии дел для принятия обоснованных управленческих решений и 2) контроле их выполнения.

Изображение слайда
8

Слайд 8: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

3. Виды документов, их классификации и функции «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Документы (т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу ) служат основным доказательством того или иного факта при решении спорных вопросов в суде. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается различными способами на специальных носителях с соблюдением формализованных процедур.

Изображение слайда
9

Слайд 9: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

3. Виды документов, их классификации и функции по способу фиксации информации (традиционные, электронные, кинодокументы, фотодокументы, видеодокументы и т.п.); по типу (типовые, трафаретные, индивидуальные, унифицированные); по степени сложности (простые и сложные); по месту составления (внешние и внутренние); по срокам исполнения (срочные и несрочные); по происхождению (служебные и личные); по степени гласности (обычные и ограниченного доступа [ для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности и др. ] ); по юридической силе (подлинные [ действительные и недействительные ] и подложные); по назначению (подлинник, дубликат, копия, выписка); по срокам хранения (постоянного и временного срока хранения [ более 10 лет, до 10 лет ] ). по отражаемым видам деятельности (по общим и административным вопросам; по функциям управления). по наименованию (служебные письма, приказы, протоколы, акты и др). «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
10

Слайд 10: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

3. Виды документов, их классификации и функции Основные функции документов: -информационная функция; -управленческая функция; -коммуникативная функция; -функция исторического источника; -социальная функция; -правовая функция. «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Изображение слайда
11

Слайд 11: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов Все правила и подходы к подготовке и оформлению документов, к работе с ними, к их хранению в архивах разрабатываются на трех уровнях (при этом правила, разработанные на верхнем уровне, применяются на нижних): на международном – международными, межгосударственными и национальными стандартами (они устанавливают они устанавливают единые формы документов и требования к их оформлению, понятные для всех); на республиканском уровне – органами Государственной архивной службы Республики Беларусь; на локальном – специальными структурными подразделениями или отдельными должностными лицами организаций (предприятий) всех форм собственности. «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
12

Слайд 12: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов Государственную политику в области решения этих вопросов разрабатывают и реализовывают органы и учреждения, входящие в структуру Государственной архивной службы Республики Беларусь (системы архивных органов и учреждений, организующих формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства), а также иные учреждения. К органам Гос. архивной службы Республики Беларусь относятся Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а также отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома. К учреждениям – государственные архивы, научно-исследовательские организации, специальные лаборатории, действующие в соответствии с утвержденными уставами и положениями. «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
13

Слайд 13: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Республики Беларусь, наделенным государственно-властными полномочиями и осуществляющим специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие) функции в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь. Он разрабатывает и реализует единую государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства. В состав Департамента по архивам и делопроизводству входят Председатель, два заместителя, Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства и 5 отделов. «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
14

Слайд 14: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Унификация документов - процесс упорядочения деятельности в области документации за счет сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, регламентации операций по их обработке. Объекты унификации : системы документации; виды и разновидности документов; формы документов и состав включаемых в них реквизитов; тексты документов. Унифицированные системы документации (УСД) ‑ системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
15

Слайд 15: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Для обеспечения заданного качества технической документации, например, разработаны комплексы стандартов в области конструирования – Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единая система программной документации (ЕСПД), Единая система технологической документации (ЕСТД) и т.д. Унифицированные системы документации закреплены Общегосударственным классификатором унифицированной документации (ОКУД). Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
16

Слайд 16: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

В 2007 году приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь была утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащая унифицированные формы и методические указания по их применению. В нее вошли: - Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов»; - Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов»; - Классификатор унифицированных форм ОРД и пояснительная записка по его применению; - Альбом унифицированных форм ОРД. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
17

Слайд 17: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 был введен в действие с 1 июля 2005 года. Его положения распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы: ‑  организационные ‑ положения, уставы, инструкции, правила и др.; ‑  распорядительные ‑ приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.; ‑  справочно-информационные ‑ акты, докладные и объяснительные записки, письма и др. Стандарт закрепил перечень из 32 реквизитов организационно-распорядительных документов, требования к оформлению применяемых бланков документов, их текстов и реквизитов. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
18

Слайд 18: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

В сентябре 2005 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив) совместно с Научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) разработали и утвердили приказом Председателя Белкомархива Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004. Методические указания более подробно (по сравнению со стандартом) изложили единые правила подготовки организационно-распорядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
19

Слайд 19: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
20

Слайд 20: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

С точки зрения практического оформления документов, образующихся в работе государственных органов, организаций и предприятий всех форм собственности Республики Беларусь, большую важность имеют 3-я и 4-я части УСОРД - Классификатор унифицированных форм ОРД и Альбом унифицированных форм ОРД. Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления (документы на их основе должны оформляться в соответствии с действующим законодательством). 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
21

Слайд 21: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
22

Слайд 22: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Каждой унифицированной форме документа, включенной в состав УСОРД, присвоен собственный десятизначный уникальный код, который может являться составной частью информационного обеспечения при разработке АИС для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов и организацией их хранения. Код указывается на документе, если он готовится на основе унифицированной формы. Код формы ОРД имеет структуру ААББВВВГГГ, где: АА – код системы; ББ – код подсистемы; ВВВ – код вида документа; ГГГ – порядковый номер формы в подсистеме. 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
23

Слайд 23: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» будет иметь код 0202620001, где 02 ‑ унифицированная система ОРД, 02 ‑ подсистема «Документация по реорганизации организации», 620 ‑ вид документа «Приказ», 001 ‑ порядковый номер формы документа «Приказ о реорганизации организации» в пределах подсистемы «Документация по реорганизации организации». При подготовке документа на основе унифицированной формы код этой формы обязательно указывается в правом верхнем углу первой страницы документа (на верхнем колонтитуле бланка). 1. Унификация и стандартизация документов 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
24

Слайд 24: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Код Наименование подсистемы 01 Документация по созданию организации 02 Документация по реорганизации организации 03 Документация по ликвидации организации 04 Документация по приватизации государственных организаций 11 Документация по распорядительной деятельности организации 12 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности 13 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности 21 Документация по приему на работу 22 Документация по оформлению изменений трудовых отношений 23 Документация по увольнению с работы 24 Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска 25 Документация по оформлению поощрений 26 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий 27 Документация по оформлению командировок

Изображение слайда
25

Слайд 25: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Классификатор видов документов, используемых в УСОРД Код вида документа Название вида документа Код вида документа Название вида документа 030 Акт 612 Представление 130 График 620 Приказ 230 Докладная записка 630 Протокол 300 Должностная инструкция 680 Распоряжение 260 Заявление 725 Решение 230 Объяснительная записка 840 Структура и штатная численность 240 Письмо-запрос 910 Уведомление 597 Положение 930 Устав 607 Правила 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
26

Слайд 26: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
27

Слайд 27: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов Регулирование делопроизводства на локальном уровне Чаще всего работниками специальных подразделений организаций разрабатываются следующие локальные документы, регулирующие подготовку, оформление и работу с документами в пределах их организации: локальная Инструкция по делопроизводству; табель унифицированных форм ОРД организации; альбом форм ОРД; утвержденные шаблоны документов; номенклатура дел; журналы регистрации (регистрационно-контрольные карточки); перечень документов, не подлежащих регистрации; положение (приказ) о статусе электронного документа и электронно-цифровой подписи; положение о подразделении делопроизводства и контроля; должностные инструкции работников, занятых делопроизводством. «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
28

Слайд 28: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

На уровне отдельных организации или предприятия унификация и стандартизация проводятся путем разработки и утверждения табеля унифицированных форм документов, образующихся в работе организации (предприятия), и, далее, альбома форм этих документов. В табеле определяется не только какой документ по какому вопросу может быть издан в организации (на предприятии), но и кто конкретно может подготовить этот документ, завизировать, подписать, утвердить, где будет храниться тот или иной экземпляр документа, кто будет ответственен за контроль его исполнения и т.п. 1. Унификация и стандартизация документов 4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
29

Слайд 29: Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

4. Регулирование делопроизводства. Унификация и стандартизация документов «Делопроизводство» Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Изображение слайда
30

Последний слайд презентации: Академия управления при Президенте Республики Беларусь Факультет управления: Делопроизводство (включая «Электронный документооборот»)

Тема 1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления Выводы и итоги лекции: рассмотрены основные представление о месте и роли делопроизводства; основные понятия делопроизводства; подходы к регулированию делопроизводства на государственном и локальном уровнях. На следующей лекции мы перейдем к изучению логической структуры служебных документов и требований к их оформлению.

Изображение слайда