Презентация на тему: 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Основные законодательные акты:
Система внутреннего документооборота
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Основные принципы электронного документооборота
Российские стандарты делопроизводства
Основные положения ГОСТ
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Р 50.1.031-2001. Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии
Структурированная часть(реквизиты)
Неструктурированная часть
Классификация документооборота
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
C лужба ДОУ решает два основных комплекса задач:
Функции, связанные с обеспечением документирования управленческой деятельности :
Функции, связанные с организацией работы с документами:
Функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
Структура службы ДОУ
Определение численности сотрудников службы ДОУ:
Определение численности сотрудников службы ДОУ:
Пример:
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Этапы документооборота
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Перечень нерегистрируемых документов :
Фазы внедрения СЭД:
Бумажное делопроизводство
Основные недостатки бумажного документооборота
1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1/37
Средняя оценка: 4.5/5 (всего оценок: 56)
Код скопирован в буфер обмена
Скачать (171 Кб)
1

Первый слайд презентации

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Изображение слайда
2

Слайд 2

2 1. Вводная лекция

Изображение слайда
3

Слайд 3

3 1.1. Общие сведения о делопроизводстве и документообороте

Изображение слайда
4

Слайд 4

4 Что такое делопроизводство и документооборот?

Изображение слайда
5

Слайд 5

5 Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ )

Изображение слайда
6

Слайд 6

6 Документооборотом - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Изображение слайда
7

Слайд 7: Основные законодательные акты:

7 Основные законодательные акты: ФЗ от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007, утратит силу с 1 июля 2012 г.); ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01.07.2011); ФЗ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010); ФЗ от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 11.07.2011); ФЗ от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011); ФЗ от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010); ФЗ от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011);

Изображение слайда
8

Слайд 8: Система внутреннего документооборота

8 Система внутреннего документооборота

Изображение слайда
9

Слайд 9

9 Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Изображение слайда
10

Слайд 10

10 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере

Изображение слайда
11

Слайд 11: Основные принципы электронного документооборота

11 Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Изображение слайда
12

Слайд 12: Российские стандарты делопроизводства

12 Российские стандарты делопроизводства ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 6.30-2003- «Унифицированные системы документации »

Изображение слайда
13

Слайд 13: Основные положения ГОСТ

13 Основные положения ГОСТ Правила оформления организационно-распорядительных документов Состав и правила оформления реквизитов Требования к бланкам документов Системы документации система организационная документации система распорядительной документации система информационно-справочной документации Организационная работа с документами Организация документооборота Оперативное хранение документов Служба документационного обеспечения управления

Изображение слайда
14

Слайд 14

14 Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами (атрибутами), позволяющими ее идентифицировать. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа

Изображение слайда
15

Слайд 15: Р 50.1.031-2001. Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции" (приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 02.07.2001 N 256-ст)

15 Р 50.1.031-2001. Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции" (приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 02.07.2001 N 256-ст) Документ электронный ( ДЭ ) : информационный объект, состоящий из двух частей: - реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись (см. 3.2.28 ); - содержательной, включающей текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. При необходимости ДЭ может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (см. ГОСТ Р 51141 ).

Изображение слайда
16

Слайд 16: Структурированная часть(реквизиты)

16 Структурированная часть(реквизиты) Дата регистрации Регистрационный номер Номенклатура документа Автор документа ЭЦП …. Используется системой технологической документооборота

Изображение слайда
17

Слайд 17: Неструктурированная часть

17 Неструктурированная часть Содержательная часть документа Используется системой управленческим документооборотом

Изображение слайда
18

Слайд 18: Классификация документооборота

18 Классификация документооборота Управленческий Финансовый Кадровый Технический Архивный

Изображение слайда
19

Слайд 19

19 Организация Электронного документооборота

Изображение слайда
20

Слайд 20

20 1.2 Служба документального обеспечения управления (ДОУ)

Изображение слайда
21

Слайд 21

21 Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Изображение слайда
22

Слайд 22: C лужба ДОУ решает два основных комплекса задач:

22 C лужба ДОУ решает два основных комплекса задач: обеспечение документирования управленческой деятельности и организация работы с документами; совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Изображение слайда
23

Слайд 23: Функции, связанные с обеспечением документирования управленческой деятельности :

23 Функции, связанные с обеспечением документирования управленческой деятельности : разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления; обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов; контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

Изображение слайда
24

Слайд 24: Функции, связанные с организацией работы с документами:

24 Функции, связанные с организацией работы с документами: установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения); экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов; регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов учреждения; контроль за исполнением документов; систематизация документов, обеспечение их хранения и использования; Разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам организация работы с обращениями граждан; обеспечение защиты документной информации.

Изображение слайда
25

Слайд 25: Функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

25 Функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: разработка и переработка нормативных, инструктивных, методических документов по ДОУ (Инструкции по ДОУ (делопроизводству) и др.) и доведение их до сведения работников учреждения; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения; повышение квалификации работников учреждения и их консультирование по вопросам работы с документами; упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения; разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами; постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Изображение слайда
26

Слайд 26: Структура службы ДОУ

26 Структура службы ДОУ

Изображение слайда
27

Слайд 27: Определение численности сотрудников службы ДОУ:

27 Определение численности сотрудников службы ДОУ: Методика построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко­эффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства Численность = 0,00016 • Д 0,98 • Р 0,1 где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем); Д — объем документооборота; Р — численность работников аппарата управления.

Изображение слайда
28

Слайд 28: Определение численности сотрудников службы ДОУ:

28 Определение численности сотрудников службы ДОУ: Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152; Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

Изображение слайда
29

Слайд 29: Пример:

29 Пример: Фн = 2000 Тнн = 385,5

Изображение слайда
30

Слайд 30

30 1.3 Организация системы ДОУ

Изображение слайда
31

Слайд 31: Этапы документооборота

31 Этапы документооборота Прием и первичная обработка документов, поступивших в организацию; Предварительное рассмотрение и распределение документов службой ДОУ; Регистрация; Организация движения документов внутри организации, доведение до исполнителей, контроль за исполнением; Обработка исполняемых и отправляемых документов.

Изображение слайда
32

Слайд 32

32 Регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Цели регистрации: учет документов; справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов); контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании.

Изображение слайда
33

Слайд 33: Перечень нерегистрируемых документов :

33 Перечень нерегистрируемых документов : печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.); рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.); прейскуранты; информационные материалы, присланные в виде копий для сведения; поздравительные письма и телеграммы; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; пакеты с пометкой "лично".

Изображение слайда
34

Слайд 34: Фазы внедрения СЭД:

34 Фазы внедрения СЭД: Основу составляет бумажный документооборот. СЭД- это дополнение. СЭД – базовая система. Полное вытеснение бумажных носителей

Изображение слайда
35

Слайд 35: Бумажное делопроизводство

35 Бумажное делопроизводство - делопроизводство, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а исполнитель предписанных инструкций - человек.

Изображение слайда
36

Слайд 36: Основные недостатки бумажного документооборота

36 Основные недостатки бумажного документооборота Медленный поиск документов; Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла; Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций; Длительность сроков подготовки и согласования документов; Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей; Большая вероятность потери документа при подготовке; Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

Изображение слайда
37

Последний слайд презентации: 1 ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

37 Автоматизация документооборота - работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно-поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест.

Изображение слайда